Informatie die actief openbaar gemaakt moet worden, moet digitaal vindbaar zijn via de Woo-index. Overheidsorganisaties kunnen sinds zomer 2023 aansluiten op de Woo-index. Zij kunnen documenten openbaar maken door documenten eerst op een eigen website te publiceren. Vervolgens vermelden ze de url van de internetlocatie in de Woo-index. In de Woo-index kun je zoeken naar organisaties en informatiecategorieën. Op termijn zijn ook de openbaar gemaakte documenten volledig doorzoekbaar.

Meer informatie over actief openbaar maken via de Woo-index

Overheidsorganisaties moeten op termijn, bepaalde documenten actief openbaar maken. Dit geldt voor organisaties van de centrale overheid, zoals ministeries, uitvoeringsorganisaties en zelfstandige bestuursorganen (zbo’s). Ook decentrale overheden (gemeenten, waterschappen, provincies en gemeenschappelijke regelingen) moeten op termijn verplicht informatie actief openbaar maken. Organisaties die naast hun overheidstaak of taken, ook andere werkzaamheden uitvoeren, vallen voor wat betreft die overheidstaken onder de Woo. Bijvoorbeeld de Nederlandsche Bank. Zij zijn echter voorlopig uitgezonderd van de verplichte actieve openbaarmaking van de eerste informatiecategorieën, tot 1 mei 2029.

Documenten die vallen onder een of meer van de 17 informatiecategorieën moeten actief openbaar gemaakt worden (artikel 3.3 Woo). Deze verplichting wordt de komende jaren gefaseerd, per categorie, ingevoerd.

Niet alle categorieën komen voor bij alle overheidsorganisaties – zo komt bijvoorbeeld de categorie ‘subsidieverplichtingen anders dan met beschikking’ alleen voor bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.  Al deze informatie moet uiteindelijk voor iedereen op één digitale plek vindbaar en doorzoekbaar zijn.

Naast deze documenten worden sinds mei 2021 alle beslisnota’s openbaar gemaakt. En hebben overheidsorganisaties op dit moment al een inspanningsverplichting om zoveel mogelijk informatie actief openbaar te maken (artikel 3.1 Woo).

Bekijk alle informatiecategorieën, werkdefinities en hulpmiddelen

In de praktijk leiden sommige informatiecategorieën nog tot vragen. Wanneer spreken we van een convenant en wanneer van een advies? En wat bedoelen we precies met een klachtoordeel? Voordat de verplichte actieve openbaarmaking in werking treedt, wordt dit concreter vastgelegd. Van de 17 informatiecategorieën zijn er 3 al openbaar, op grond van andere wet- of regelgeving. Voor de overige 14 categorieën is  een werkdefinitie opgesteld. Deze beschrijft concreet wat er voor een categorie ten minste openbaar gemaakt moet worden. De werkdefinities zijn bedoeld om in te praktijk te gebruiken bij het openbaar maken van een categorie, voordat de verplichting in werking treedt. Zo kunnen ervaringen uit de praktijk meegenomen worden in het concreter uitwerken van de Woo. De aangepaste werkdefinities komen terecht in een ministeriële regeling.

Alle 14 werkdefinities zijn beschikbaar via open-overheid. Ook zijn er aanvullende hulpmiddelen bij categorieën, op basis van vragen uit de praktijk. Gebruik deze bij het openbaar maken van deze categorieën, en geef je ervaringen en vragen door in een van onze inloopspreekuren.

Bekijk de werkdefinities en hulpmiddelen

• Veelgestelde vragen over actieve openbaarmaking

• Veelgestelde vragen over de informatiecategorieën

• Met de e-learnings Actieve openbaarmaking krijgen rijksmedewerkers en leidinggevenden een introductie over het  onderwerp Actieve openbaarmaking en gaan in op het wat, het waarom en het hoe van actieve openbaarmaking. De e-learnings zijn beschikbaar bij de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid (RADIO).
• De handreiking Actief openbaar maken doe je zo gaat in op de inspanningsverplichting en de verplichte categorieën uit de Wet open overheid (Woo). Wat je moet doen om actieve openbaarmaking te implementeren staat in de handreiking. De handreiking wordt in de eerste helft van 2024 geactualiseerd.
• De inventarisatiesheet Actieve openbaarmaking (met instructie) is een hulpmiddel van RDDI om in kaart te brengen welke van de 17 informatiecategorieën uit de Woo, in jouw organisatie voorkomen en waar deze te vinden zijn. De inventarisatiesheet wordt in de eerste helft van 2024 geactualiseerd.
• Het project Openbaarmaking en informatiehuishouding van RDDI biedt generieke ondersteuning aan rijksorganisaties bij actieve openbaarmaking en openbaarmaking op verzoek. Dit doen ze door het uitwerken van definities, begrippen en werkprocessen en de ontwikkeling van hulpmiddelen. Dit moet leiden tot een rijksbrede werkwijze in de informatiehuishouding ter ondersteuning bij meer en structurele openbaarmaking.

• De handreiking ‘Dilemmagesprekken. Als openbaarheid schuurt’ is vernieuwd. Het helpt om met collega’s helder te krijgen wat er speelt en op een ontspannen en behoedzame manier de volgende stap te kiezen. Er is een toelichting voor de deelnemer en één voor de gespreksleider. Voor deelnemers is er ook een werkblad ontwikkeld. 

• De kaartenset Actieve openbaarmaking helpt medewerkers om actieve openbaarmaking bespreekbaar te maken in hun team. Bijvoorbeeld het omgaan met dilemma’s.

• In de beleidslijn actieve openbaarmaking nota's staat welke nota’s openbaar worden en welk inzicht die nota’s moeten geven. Ook worden handvatten geboden om ervoor te zorgen dat de openbaar gemaakte informatie niet indruist tegen het belang van de staat. En voor het verstrekken van specifieke documenten op verzoek van een Kamerlid. 
• De handreiking 'Schrijven voor openbaarheid' is opgesteld door de ministeries van EZK en LNV om hun medewerkers te ondersteunen bij het schrijven van beslisnota’s. In de handreiking staan concrete voorbeelden van een aantal dilemma’s.
• De animatie ‘Beslisnota’s schrijven die openbaar worden’ geeft rijksmedewerkers verschillende tips voor bij het schrijven.
• De infographic ‘Beslisnota's: Schrijven voor openbaarheid’ gaat dieper in op de verschillende thema’s die spelen bij het opstellen van beslisnota’s. Zoals taalgebruik, uitzonderingen op openbaarmaking en mogelijke dilemma’s.