Verplichte actieve openbaarmaking: informatiecategorieën
De Wet open overheid (Woo) die op 1 mei 2022 in werking is getreden, verplicht overheidsorganisaties zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken, “indien dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is” (art. 3.1 Woo). Het actief openbaar maken van 17 specifieke informatiecategorieën wordt op termijn verplicht (art. 3.3 Woo). Deze verplichting wordt de komende jaren gefaseerd, per categorie, ingevoerd. Het is nog niet bekend wanneer welke categorie openbaar moet worden. Dit wordt voor elke categorie vastgesteld door middel van een Koninklijk Besluit.
Op deze pagina staan veelgestelde vragen over de uitwerking van de werkdefinities van de 17 informatiecategorieën. Veelgestelde vragen over openbaarmaking via de Woo-index zijn te vinden op de website van Logius/KOOP, de organisatie die de Woo-index ontwikkelt en beheert.
De veelgestelde vragen worden regelmatig bijgewerkt, houd deze pagina daarom dus in de gaten.
Verplichtstelling actieve openbaarmaking
De verplichte actieve openbaarmaking in artikel 3.3 van de Woo is nog niet in werking getreden. Er zijn dus nog geen documenten die op grond van de Woo verplicht actief openbaar moeten worden gemaakt. Wel kan het zijn dat documenten die onder een van de 17 verplichte Woo-informatiecategorieën vallen, op dit moment al op grond van een andere wet actief openbaar moeten worden gemaakt. Dit geldt bijvoorbeeld voor wetten, voor veel jaarplannen en jaarverslagen, en binnen de Rijksoverheid voor extern opgestelde onderzoeksrapporten, convenanten en Woo-besluiten.
De Woo kent met artikel 3.1 ook een inspanningsverplichting. Deze geldt op dit moment al. De inspanningsverplichting is niet specifiek gericht op bepaalde documenten, maar verplicht organisaties om zoveel mogelijk ‘open, tenzij.’ te werken. De informatiecategorieën uit artikel 3.3 worden op termijn in elk geval verplicht. Daarmee beginnen - vooruitlopend op de verplichting- is een inspanning die volledig in lijnis met de Woo.
De verplichting tot actieve openbaarmaking van de 17 informatiecategorieën treedt gefaseerd inwerking, gebaseerd op de complexiteit van een informatiecategorie. Voor de eerste informatiecategorieën gaan we uit van een verplichting tot openbaarmaking per 1 november 2024, voor organisaties uit alle bestuurslagen (a-bestuursorganen). Dit geldt voor de volgende vijf informatiecategorieën:
- (1a) Wetten en algemeen verbindende voorschriften
- (1b) Overige besluiten van algemene strekking
- (1d) Organisatie en werkwijze
- (1e) Bereikbaarheidsgegevens
- (2b) Vergaderstukken Staten-Generaal.
Voor de overige informatiecategorieën zijn de inwerkingtredingsdatums voor de verplichting tot actieve openbaarmaking nog niet bepaald. Wanneer een datum voor een informatiecategorie is vastgesteld, dan wordt deze actief en breed gecommuniceerd. Er is echter geen reden om te wachten op deze verplichting: de inspanningsverplichting om zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken geldt nu al.
Nee. De Woo-index is echter al in gebruik en ook de inspanningsverplichting om zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken geldt nu al (artikel 3.1 van de Woo). Daarom kan je als overheidsorganisatie nu dus al aan de slag om informatie actief openbaar te maken, ook met terugwerkende kracht.
Nee. B-bestuursorganen (organisaties die ‘in deeltijd’ bestuursorgaan zijn en daarnaast ook andere taken vervullen) zijn voorlopig uitgezonderd. Voor alle overige bestuursorganen (a-organen van alle bestuurslagen, centraal en decentraal) gaat de verplichting voor de eerste vijf categorieën op hetzelfde moment in. Voor de overige categorieën is nog niet bepaald of er een onderscheid gemaakt zal worden tussen verschillende bestuurslagen.
Digitale terinzagelegging houdt in dat documenten voor een bepaalde tijd digitaal beschikbaar worden gesteld, zodat betrokkenen inspraak kunnen leveren. Het kan daarbij gaan om de ontwerpversie van een besluit (oftewel, het besluit in concept) waar betrokkenen een zienswijze op kunnen geven. Ook kan het gaan om de definitieve versie, waartegen betrokkenen in bezwaar of beroep kunnen gaan. Vaak moeten besluiten voor een periode van zes weken digitaal ter inzage worden gelegd. Zie voor meer informatie deze pagina van KOOP over digitale terinzagelegging.
Bij openbaarmaking op grond van de Woo gaat het om de vastgestelde versie van bepaalde documenten Dit zijn ten minste de documenten die vallen onder de 17 informatiecategorieën in artikel 3.3. Deze documenten bevatten voor burgers relevante informatie. De openbaarmaking van deze documenten beoogt bij te dragen aan inzicht in de bestuursvoering en is onmisbaar voor democratische participatie en voor de controle van het bestuur (zie de memorie van toelichting op de Woo, p. 14). Om bij te dragen aan dit doel moet de actief openbaar gemaakte informatie voor een langere periode openbaar blijven.
Kortom, bij de Woo gaat het om inzicht en controle achteraf, op vastgestelde versies. Is de versie die digitaal ter inzage is gelegd de vastgestelde versie en is deze voor een langere periode online beschikbaar, dan hoef je deze niet nogmaals te publiceren voor de Woo. Als overheidsorganisatie ben je wel verantwoordelijk voor dat het document via de Woo-index en de zoekfunctie vindbaar is. Dit geldt bijvoorbeeld voor documenten die in een decentraal blad ter inzage zijn gelegd. Is de ter inzage gelegde versie een ontwerp dat later nog is gewijzigd en/of is het ter inzage gelegde document maar voor een korte periode online beschikbaar, dan publiceer je de vastgestelde versie alsnog voor de Woo.
Voorbereiding en implementatie
Een goede eerste stap in de voorbereiding op de verplichte actieve openbaarmaking, is een impactanalyse binnen de eigen organisatie. Over welke van de 17 informatiecategorieën beschikt de organisatie, en waar in de organisatie komen deze voor? Bijvoorbeeld, bij welke afdelingen, processen en informatiesystemen, en welke functiegroepen werken ermee? De uitkomsten van zo’n analyse geven een goed beeld van de aanpassingen die nog gedaan moeten worden voordat actieve openbaarmaking ‘ingebouwd’ is in de werkwijze van de organisatie. Lukt het niet om een impactanalyse voor alle categorieën te doen, begin dan met de informatiecategorieën die al een vastgestelde werkdefinitie hebben en de informatiecategorieën waarvan je een grote impact verwacht. RDDI heeft een inventarisatiesheet ontwikkeld om je te helpen bij een impactanalyse. Deze is inmiddels verouderd, maar nog steeds bruikbaar.
Uiteraard kun je ook ‘gewoon’ beginnen met het openbaar maken van een informatiecategorie en het registreren van de URL naar die informatiecategorie in de Woo-index. Dit kan ook wanneer je nog geen platform hebt dat geschikt is voor het publiceren van alle informatiecategorieën. Bijvoorbeeld, bij de informatiecategorieën (2g) Jaarplannen en jaarverslagen en (1d) Organisatie en werkwijze gaat het niet om grote aantallen documenten. Door deze informatiecategorieën nu al openbaar te maken, kun je eventuele knelpunten vroegtijdig signaleren en oplossen voordat je de omvangrijkere informatiecategorieën openbaar maakt.
Zie ook de RDDI-handreiking Actief openbaar maken doe je zo! voor hulp bij het starten met actieve openbaarmaking. Deze handreiking wordt in 2024 geactualiseerd.
Val je als organisatie onder de Woo (oftewel, ben je een bestuursorgaan of een organisatie die door de Woo gelijk gesteld wordt met een bestuursorgaan), dan kun je gebruik maken van de Woo-index. Het is van belang om binnen je organisatie een persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de Woo-index, de zogenaamde Woo-redacteur. Meld deze persoon aan als Woo-redacteur bij Logius/KOOP, de ontwikkel- en beheerorganisatie van de Woo-index. Dit kan met dit formulier van KOOP. Na registratie door KOOP ontvangt de Woo-redacteur een handleiding en kan de redacteur de Woo-index gaan invullen voor jouw organisatie.
Organisaties die al een redacteur hebben voor het Register van Overheidsorganisaties (ROO), kunnen deze ROO-redacteur ook de Woo-index laten bijhouden. Een aparte Woo-redacteur is dan niet nodig (maar mag wel). Zbo’s en gemeenten hebben geen ROO-redacteur binnen de eigen organisatie, dus voor hen is dit niet mogelijk.
Veelgestelde vragen over aansluiting op en werken in de Woo-index vind je op KOOPoverheid.nl.
Op deze pagina van open-overheid.nl kan je alle informatie rond de verplichte actieve openbaarmaking van de 17 informatiecategorieën vinden. Behalve de veelgestelde vragen, vind je hier ook de links naar alle vastgestelde werkdefinities, handreikingen en andere hulpmiddelen rond actieve openbaarmaking.
Daarnaast wordt de KIA-groep Informatiecategorieën Woo gebruikt voor informele consultatierondes op een conceptversie van elke werkdefinitie of hulpmiddel en voor een terugkoppeling van wat gedaan is met de feedback. Vastgestelde versies zijn daar niet te vinden, die komen op open-overheid.nl.
Begin met de categorieën die als eerste verplicht worden om actief openbaar te maken, namelijk Organisatie en werkwijze (1d) en Bereikbaarheidsgegevens (1e).
Daarnaast bevelen we aan om je alvast te richten op de informatiecategorieën waarvan je verwacht dat openbaarmaking een grote impact op de organisatie zal hebben. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn doordat medewerkers op verschillende plekken in de organisatie met die informatiecategorie te maken krijgen (bv. convenanten, onderzoeksrapporten) of doordat openbaarmaking mogelijk een grote aanpassing in een informatiesysteem vereist (bv. beschikkingen).
De werkdefinitie helpt bij het concreet afbakenen van de informatie die ten minste openbaar gemaakt moet worden onder die informatiecategorie. Er zijn digitale inloopspreekuren waar je vragen kan stellen over waar je in de praktijk tegenaan loopt.
Daarnaast is het aan te bevelen om een impactanalyse uit te voeren op alle informatiecategorieën die binnen jouw organisatie voor kunnen komen. Daaruit kan blijken dat de openbaarmaking van een bepaalde informatiecategorie veel impact heeft, bijvoorbeeld doordat veel medewerkers met die categorie te maken krijgen of doordat openbaarmaking een grote aanpassing in een informatiesysteem vereist. Om voldoende tijd te hebben voor de benodigde aanpassingen voordat de verplichting in werking treedt, raden we aan om alvast aan de slag te gaan met die informatiecategorieën met veel impact binnen jouw organisatie.
Allereerst, voor de eerste informatiecategorieën gaan we uit van een verplichting tot openbaarmaking per 1 november 2024. Dit geldt voor de volgende vijf informatiecategorieën:
- (1a) Wetten en algemeen verbindende voorschriften
- (1b) Overige besluiten van algemene strekking
- (1d) Organisatie en werkwijze
- (1e) Bereikbaarheidsgegevens
- (2b) Vergaderstukken Staten-Generaal
Daarnaast geldt dat de verplichting tot het actief openbaar maken van de overige informatiecategorieën er hoe dan ook aan komt. De inspanningsverplichting om actief openbaar te maken (artikel 3.1 van de Woo) geldt nu ook al. Door nu met actieve openbaarmaking aan de slag te gaan, kun je je praktijkervaringen nog inbrengen in de uitwerking van de nog niet vastgestelde informatiecategorieën en kan je meedenken over oplossingen bij eventuele vraagstukken. Bijvoorbeeld, wat is de precieze afbakening van een informatiecategorie of wat zijn de eisen aan de wijze van openbaar maken? Op deze manier kun je de uitvoerbaarheid van het actief openbaar maken van de informatiecategorieën voor jouw organisatie verbeteren. Met de verplichtstelling ligt de afbakening van een categorie en de wijze van openbaarmaking vast. Door af te wachten kun je hier geen invloed meer op hebben.
Hierbij helpt het om eerst in kaart te hebben gebracht per informatiecategorie bij welke afdeling(en) deze voorkomt en welke functiegroep(en) met de categorie werken. Zorg ervoor dat actieve openbaarmaking wordt opgenomen in de werkinstructies voor deze afdelingen/functies en dat er hulpmiddelen beschikbaar zijn op een (digitale) plek die door de doelgroep vaak wordt bezocht. Ook een interne communicatiecampagne gericht op bewustwording kan hierbij helpen. Vanuit het Programma Open Overheid gaan hier ook communicatiemiddelen voor worden ontwikkeld.
Voor veel informatiecategorieën geldt dat in zo’n geval een afweging gemaakt moet worden of het belang van openbaarmaking opweegt tegen de mogelijke gevolgen van openbaarmaking voor de burger of de ondernemer. Hierbij gaat het om de informatiecategorieën waar bijvoorbeeld persoonsgegevens of concurrentiegevoelige informatie in voor zou kunnen komen, zoals (2k) Beschikkingen, (2i) Woo-verzoeken en -besluiten en (2f) Convenanten. Deze staan opgesomd in artikel 3.3, tweede lid van de Woo. Documenten in deze informatiecategorieën worden in sommige gevallen niet openbaar gemaakt of er wordt informatie in gelakt omdat er andere belangen zwaarder wegen dan het belang van openbaarmaking. Bijvoorbeeld, privacy. Sommige documenten, zoals beschikkingen over financiële bijstand aan een individu of over bijzondere persoonsgegevens, worden om die reden uitgezonderd van openbaarmaking. Deze staan benoemd in de tekst van de Woo, met uitleg in de memorie van toelichting.
Bij documenten die niet onder zo’n uitzondering vallen maar waarbij betrokkenen (bijvoorbeeld burgers of ondernemers) wel bezwaar zouden kunnen hebben tegen openbaarmaking, moet je hen vóór openbaarmaking om een zienswijze vragen. Per informatiecategorie kan verschillen op welk moment je dit het beste kan doen en wat de gevolgen zijn voor de openbaarmakingstermijn. We nemen informatie over het uitvragen van zienswijzen op in de hulpmiddelen per informatiecategorie.
Voor alle zienswijzen geldt: als organisatie (bestuursorgaan) kun je besluiten een zienswijze niet over te nemen en de informatie toch openbaar te maken. In zo’n geval moet je dit mededelen aan de indiener van de zienswijze. Die mededeling is een besluit waartegen de indiener in bezwaar of beroep kan gaan.
Vindbaarheid en toegankelijkheid
De Woo stelt geen eisen aan de digitale toegankelijkheid van actief openbaar gemaakte documenten. Wel moeten deze documenten, voor zover mogelijk, machineleesbaar zijn. Digitale toegankelijkheid is al verplicht op grond van andere wetgeving.
Zie voor meer informatie: Wat is verplicht? | Digitoegankelijk
De website Een toegankelijke digitale overheid | Digitoegankelijk geeft meer informatie over de eisen rond digitale toegankelijkheid voor de overheid en over ondersteuning om aan deze eisen te voeldoen.
Hoe de eigen website wordt ingericht en hoe de documenten daarop goed vindbaar worden gemaakt zijn keuzes die een bestuursorgaan zelf maakt. De Woo-index maakt het mogelijk dat gebruikers vanaf één plek (en in de toekomst met één zoekopdracht) bij alle bestuursorganen kunnen zoeken. Dat is waartoe de Woo verplicht. De Woo-index biedt ook overzicht omdat deze zich over alle bestuursorganen uitstrekt.
Vragen over specifieke informatiecategorieën
De categorie ‘Organisatie en werkwijze’ verplicht het openbaar maken van een beschrijving van de taken en bevoegdheden per organisatieonderdeel. Dit kun je in de vorm van een geannoteerd organogram openbaar maken (geannoteerd wil zeggen, met de taken en bevoegdheden bij elk organisatieonderdeel in het organogram), maar een tekstuele beschrijving mag ook. Het maken van een geannoteerd organogram is dus niet de enige mogelijkheid.
Nee. Agenda’s maken onderdeel uit van de informatiecategorieën Vergaderstukken Staten-Generaal (2b), Vergaderstukken decentrale overheden (2c) en Agenda’s en besluitenlijsten bestuurscolleges (2d). Bij categorie 2b en 2c gaat het om de agenda die vooraf met de deelnemers aan het overleg is gedeeld, bij categorie 2d om de agenda zoals die eruit ziet vóór aanvang van de vergadering. Maak je gebruik van een dynamische agenda, maak dan ook de versie van de agenda op die momenten openbaar. Daarmee voldoe je wel aan dit onderdeel van de Woo.
Artikel 3.3a van de Woo geeft organisaties de mogelijkheid om klachtoordelen in een overzicht te bundelen, oftewel om vergelijkbare klachten over een organisatieonderdeel gegroepeerd weer te geven, indien ook het oordeel en de conclusies vergelijkbaar zijn. Daarbij moet dan duidelijk zijn om hoeveel oordelen het bij dat type klachten per maand gaat. Uit het overzicht kan dus worden afgeleid hoeveel klachten van een bepaald type er in een bepaalde maand bij een organisatieonderdeel tot een oordeel hebben geleid.
Ook in een overzicht zonder bundeling is het mogelijk om bij de omschrijving van de klacht gebruik te maken van vaste categorieën in plaats van een individuele omschrijving van elke klacht.
Let er in beide gevallen op dat de categorisering zodanig specifiek is dat deze een buitenstaander een duidelijke indicatie geeft van de inhoud van de klacht. Een categorie als ‘overig’ is bijvoorbeeld niet voldoende.
Het gaat bij deze categorie om ontwerpversies van wet- en regelgeving. Doorgaans zal een juridische afdeling betrokken zijn bij het opstellen van deze documenten en/of bij de adviesaanvraag. Het kan geen kwaad om ook bij beleidsafdelingen een inventarisatie te doen naar documenten die vallen onder deze categorie.
Een eerste stap is om in kaart te brengen waar in de organisatie deze documenten zich bevinden, en daarmee welke medewerkers het betreft. Vaak komen onderzoeksrapporten en convenanten op één plek terecht, bijvoorbeeld als vergaderstuk in een raadsvergadering, of voor ondertekening bij een directeur of andere hoge leidinggevende. Of wellicht is er een bepaalde afdeling of team vaak betrokken bij het opstellen van of adviseren over convenanten of onderzoeksrapporten. Voor extern opgestelde onderzoeksrapporten zal dit bijvoorbeeld een financiële afdeling zijn – deze afdeling zal de offerte voor het onderzoek verwerken en de factuur betalen. Ook kan de mandaatregeling van je organisatie helpen om in kaart te brengen wie in de organisatie gemandateerd is voor het geven van een opdracht tot het doen van een onderzoek of voor het tekenen van een convenant. Je kunt convenanten en onderzoeksrapporten ‘afvangen’ op zo’n centrale plek voor een bepaalde periode, om in kaart te brengen waar uit de organisatie ze allemaal vandaan komen. Zo breng je de doelgroep in kaart om /met een bewustwordings- of verandertraject te bereiken.
Zorg er ook voor dat hulpmiddelen en communicatiemiddelen terecht komen op een plek waar deze doelgroep vaak komt, bijvoorbeeld hun interne kennisbank of samenwerkruimte. Denk verder aan het opnemen van informatie over actieve openbaarmaking van deze categorieën in opleidings- en onboardingsprogramma’s voor nieuwe medewerkers en voor leidinggevenden.
Nee. Ondertekenende afspraken binnen de Rijksoverheid zijn geen convenanten, omdat convenanten enkel gesloten kunnen worden tussen verschillende rechtspersonen. Organisaties van de Rijksoverheid maken deel uit van dezelfde rechtspersoon, de Staat der Nederlanden (de departementen, uitvoeringsorganisaties, zbo’s zonder eigen rechtspersoonlijkheid, en de adviescolleges en commissies die door de wetgever, het kabinet of een minister zijn ingesteld). Wanneer ondertekende afspraken tussen organisaties van de Rijksoverheid relevant kunnen zijn voor burgers, journalisten, wetenschappers of andere informatiezoekers, dan wordt het aanbevolen deze wel openbaar te maken.
Ja. Een convenant is een ondertekende set van afspraken. De termijn van maximaal twee weken begint pas te lopen op het moment dat deze ondertekening compleet is.
Treedt een partij later toe tot een convenant, dan maak je die toetreding apart openbaar als addendum bij het oorspronkelijke convenant.
Eén van de samenwerkingsvormen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen betreft de ‘Regeling zonder meer’ (artikel 1 Wgr). Dit is een lichte vorm van samenwerking tussen overheden, waar delegeren en mandateren niet aan de orde is. Een Regeling zonder meer kan de vorm hebben van een convenant. Daarin wordt de intentie tot samenwerking geregeld, evenals het doel, de aard en de wijze waarop deze zal plaatsvinden. Dergelijke convenanten moeten actief openbaar worden gemaakt onder de Woo. Ze worden eveneens opgenomen in het GR (Gemeenschappelijke Regelingen)-register en bekendgemaakt in bijvoorbeeld een decentraal blad zoals een gemeenteblad of waterschapsblad.
Nee. De Woo bakent de categorie Adviezen vrij precies af. Het gaat alleen om adviezen:
- over ontwerpen van wet- en regelgeving, van adviescolleges of -commissies of van andere externe partijen indien die om advies zijn verzocht
- over andere onderwerpen, van adviescolleges of -commissies.
In beide gevallen gaat het om externe adviezen. Interne adviezen vallen niet onder de verplichte actieve openbaarmaking, ook niet wanneer ze afkomstig zijn van een medewerker met een semi-onafhankelijke positie.
Maak nieuwe versies van een convenant openbaar alsof het een nieuw convenant betreft. Ditzelfde geldt voor een addendum op een lopend convenant (bijvoorbeeld wanneer een nieuwe partij toetreedt tot het convenant).
Het is niet de bedoeling dat je de oude versie van het convenant verwijdert, deze moet openbaar blijven. Wel is het gebruiksvriendelijk om aan te geven dat dit een oude versie is, die inmiddels is vervangen door een nieuwe versie (inclusief link naar die nieuwe versie). Bijvoorbeeld in een toelichting bij het convenant op het eigen publicatieplatform.