Vragen en antwoorden Woo-informatiecategorieën

De verplichte actieve openbaarmaking in artikel 3.3 van de Woo is voor de meeste categorieën nog niet in werking getreden. Per 1 november 2024 is het openbaar maken van de volgende documenten verplicht: wetten en algemeen verbindende voorschriften, overige besluiten van algemene strekking, vergaderstukken van de Staten-Generaal, organisatie en werkwijze en bereikbaarheidsgegevens.  Daarnaast kan het zijn dat documenten die onder een van de 17 verplichte Woo-informatiecategorieën vallen, op dit moment al op grond van een andere wet, regeling of toezegging actief openbaar moeten worden gemaakt. Dit geldt bijvoorbeeld voor wetten, voor veel jaarplannen en jaarverslagen, en binnen de Rijksoverheid voor extern opgestelde onderzoeksrapporten, convenanten en Woo-besluiten.

De Woo kent met artikel 3.1 ook een inspanningsverplichting. Deze geldt op dit moment al. De inspanningsverplichting is niet specifiek gericht op bepaalde documenten, maar verplicht organisaties om zoveel mogelijk ‘open, tenzij.’ te werken. De informatiecategorieën uit artikel 3.3 worden op termijn in elk geval verplicht. Daarmee beginnen - vooruitlopend op de verplichting-  is een inspanning die volledig in lijnis  met de Woo.

Nee. De Woo-index is echter al in gebruik en ook de inspanningsverplichting om zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken geldt nu al (artikel 3.1 van de Woo). Daarom kan je als overheidsorganisatie nu dus al aan de slag om informatie actief openbaar te maken, ook met terugwerkende kracht.

Nee. B-bestuursorganen (organisaties die ‘in deeltijd’ bestuursorgaan zijn en daarnaast ook andere taken vervullen) zijn voorlopig uitgezonderd. Dit geldt ook voor de academische ziekenhuizen en onderwijsinstellingen die a-orgaan zijn. Voor alle overige bestuursorganen  gaat de verplichting voor de eerste vijf categorieën op hetzelfde moment in. Voor de overige categorieën is nog niet bepaald of er een onderscheid gemaakt zal worden tussen verschillende bestuurslagen.  

Digitale terinzagelegging houdt in dat documenten voor een bepaalde tijd digitaal beschikbaar worden gesteld, zodat betrokkenen inspraak kunnen leveren. Het kan daarbij gaan om de ontwerpversie van een besluit (oftewel, het besluit in concept) waar betrokkenen een zienswijze op kunnen geven. Ook kan het gaan om de definitieve versie, waartegen betrokkenen in bezwaar of beroep kunnen gaan. Vaak moeten besluiten voor een periode van zes weken digitaal ter inzage worden gelegd. Zie voor meer informatie deze pagina van KOOP over digitale terinzagelegging.

Bij openbaarmaking op grond van de Woo gaat het om de vastgestelde versie van bepaalde documenten Dit zijn ten minste de documenten die vallen onder de 17 informatiecategorieën in artikel 3.3. Deze documenten bevatten voor burgers relevante informatie. De openbaarmaking van deze documenten beoogt bij te dragen aan inzicht in de bestuursvoering en is onmisbaar voor democratische participatie en voor de controle van het bestuur (zie de memorie van toelichting op de Woo, p. 14). Om bij te dragen aan dit doel moet de actief openbaar gemaakte informatie voor een langere periode openbaar blijven.

Kortom, bij de Woo gaat het om inzicht en controle achteraf, op vastgestelde versies. Is de versie die digitaal ter inzage is gelegd de vastgestelde versie en is deze voor een langere periode online beschikbaar, dan hoef je deze niet nogmaals te publiceren voor de Woo. Als overheidsorganisatie ben je wel verantwoordelijk voor dat het document via de Woo-index en de zoekfunctie vindbaar is. Dit geldt bijvoorbeeld voor documenten die in een decentraal blad ter inzage zijn gelegd. Is de ter inzage gelegde versie een ontwerp dat later nog is gewijzigd en/of is het ter inzage gelegde document maar voor een korte periode online beschikbaar, dan publiceer je de vastgestelde versie alsnog voor de Woo.

Een goede eerste stap in de voorbereiding op de verplichte actieve openbaarmaking, is een impactanalyse binnen de eigen organisatie. Over welke van de 17 informatiecategorieën beschikt de organisatie, en waar in de organisatie komen deze voor? Bijvoorbeeld, bij welke afdelingen, processen en informatiesystemen, en welke functiegroepen werken ermee? De uitkomsten van zo’n analyse geven een goed beeld van de aanpassingen die nog gedaan moeten worden voordat actieve openbaarmaking ‘ingebouwd’ is in de werkwijze van de organisatie. Lukt het niet om een impactanalyse voor alle categorieën te doen, begin dan met de informatiecategorieën die al een vastgestelde werkdefinitie hebben en de informatiecategorieën waarvan je een grote impact verwacht. RDDI heeft een inventarisatiesheet ontwikkeld om je te helpen bij een impactanalyse. Deze is inmiddels verouderd, maar nog steeds bruikbaar. 

Daarnaast kun je ook ‘gewoon’ beginnen met het openbaar maken van een informatiecategorie en het registreren van de URL naar die informatiecategorie in de Woo-index. Dit kan ook wanneer je nog geen platform hebt dat geschikt is voor het publiceren van alle informatiecategorieën. Bijvoorbeeld, bij de  informatiecategorieën (2g) Jaarplannen en jaarverslagen gaat het niet om grote aantallen documenten. Door deze informatiecategorieën nu al openbaar te maken, kun je eventuele knelpunten vroegtijdig signaleren en oplossen voordat je de omvangrijkere informatiecategorieën openbaar maakt.

Zie ook de RDDI-handreiking Actief openbaar maken doe je zo! voor hulp bij het starten met actieve openbaarmaking. Deze handreiking wordt in 2024 geactualiseerd.

Val je als organisatie onder de Woo (oftewel, ben je een bestuursorgaan of een organisatie die door de Woo gelijk gesteld wordt met een bestuursorgaan), dan kun je gebruik maken van de Woo-index. Het is van belang om binnen je organisatie een persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de Woo-index, de zogenaamde Woo-redacteur. Meld deze persoon aan als Woo-redacteur bij Logius/KOOP, de ontwikkel- en beheerorganisatie van de Woo-index. Dit kan met dit formulier van KOOP. Na registratie door KOOP ontvangt de Woo-redacteur een handleiding en kan de redacteur de Woo-index gaan invullen voor jouw organisatie.

Organisaties die al een redacteur hebben voor het Register van Overheidsorganisaties (ROO), kunnen deze ROO-redacteur ook de Woo-index laten bijhouden. Een aparte Woo-redacteur is dan niet nodig (maar mag wel). Zbo’s en gemeenten hebben geen ROO-redacteur binnen de eigen organisatie, dus voor hen is dit niet mogelijk.

Veelgestelde vragen over aansluiting op en werken in de Woo-index vind je op KOOPoverheid.nl.

Op deze pagina van open-overheid.nl kan je alle informatie rond de verplichte actieve openbaarmaking van de 17 informatiecategorieën vinden. Behalve de veelgestelde vragen, vind je hier ook de links naar alle vastgestelde werkdefinities, handreikingen en andere hulpmiddelen rond actieve openbaarmaking.

Daarnaast wordt de KIA-groep Informatiecategorieën Woo gebruikt voor informele consultatierondes op een conceptversie van elke werkdefinitie of hulpmiddel en voor een terugkoppeling van wat gedaan is met de feedback. Vastgestelde versies zijn daar niet te vinden, die komen op open-overheid.nl.

Begin met de categorieën die als eerste verplicht worden zijn om actief openbaar te maken, namelijk Organisatie en werkwijze (1d) en Bereikbaarheidsgegevens (1e). Wat je hier concreet voor moet doen, lees je in het stappenplan in de Handreiking Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens.

Daarnaast bevelen we aan om je alvast te richten op de informatiecategorieën waarvan je verwacht dat openbaarmaking een grote impact op de organisatie zal hebben. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn doordat medewerkers op verschillende plekken in de organisatie met die informatiecategorie te maken krijgen (bv. convenanten, onderzoeksrapporten) of doordat openbaarmaking mogelijk een grote aanpassing in een informatiesysteem vereist (bv. beschikkingen).

De werkdefinitie helpt bij het concreet afbakenen van de informatie die ten minste openbaar gemaakt moet worden onder die informatiecategorie. Er zijn digitale inloopspreekuren waar je vragen kan stellen over waar je in de praktijk tegenaan loopt.

Daarnaast is het aan te bevelen om een impactanalyse uit te voeren op alle informatiecategorieën die binnen jouw organisatie voor kunnen komen. Daaruit kan blijken dat de openbaarmaking van een bepaalde informatiecategorie veel impact heeft, bijvoorbeeld doordat veel medewerkers met die categorie te maken krijgen of doordat openbaarmaking een grote aanpassing in een informatiesysteem vereist. Om voldoende tijd te hebben voor de benodigde aanpassingen voordat de verplichting in werking treedt, raden we aan om alvast aan de slag te gaan met die informatiecategorieën met veel impact binnen jouw organisatie.

De verplichting voor het openbaar maken van de categorieën in tranche 2 staat gepland voor inwerkingtreding in 2025-2026. Dat is al snel, gezien de voorbereidingen die nodig zijn, vooral voor de meer complexe categorieën. Daarnaast geldt de inspanningsverplichting om actief openbaar te maken (artikel 3.1 van de Woo)  nu ook al. Door nu met actieve openbaarmaking aan de slag te gaan, kun je je praktijkervaringen nog inbrengen voor een eventuele aanscherping van de werkdefinitie en wijze van openbaar maken van informatiecategorieën. Op deze manier kun je de uitvoerbaarheid van het actief openbaar maken van de informatiecategorieën voor jouw organisatie verbeteren. Met de verplichtstelling ligt de afbakening van een categorie en de wijze van openbaarmaking vast. Door af te wachten kun je hier geen invloed meer op hebben.

Hierbij helpt het om eerst in kaart te hebben gebracht per informatiecategorie bij welke afdeling(en) deze voorkomt en welke functiegroep(en) met de categorie werken. Zorg ervoor dat actieve openbaarmaking wordt opgenomen in de werkinstructies voor deze afdelingen/functies en dat er hulpmiddelen beschikbaar zijn op een (digitale) plek die door de doelgroep vaak wordt bezocht. Ook een interne communicatiecampagne gericht op bewustwording kan hierbij helpen. Vanuit het Programma Open Overheid gaan hier ook communicatiemiddelen voor worden ontwikkeld.

Voor veel informatiecategorieën geldt dat in zo’n geval een afweging gemaakt moet worden of het belang van openbaarmaking opweegt tegen de mogelijke gevolgen van openbaarmaking voor de burger of de ondernemer. Hierbij gaat het om de informatiecategorieën waar bijvoorbeeld persoonsgegevens of concurrentiegevoelige informatie in voor zou kunnen komen, zoals (2k) Beschikkingen, (2i) Woo-verzoeken en -besluiten en (2f) Convenanten. Deze staan opgesomd in artikel 3.3, tweede lid van de Woo. Documenten in deze informatiecategorieën worden in sommige gevallen niet openbaar gemaakt of er wordt informatie in gelakt omdat er andere belangen zwaarder wegen dan het belang van openbaarmaking. Bijvoorbeeld, privacy. Sommige documenten, zoals beschikkingen over financiële bijstand aan een individu of over bijzondere persoonsgegevens, worden om die reden uitgezonderd van openbaarmaking. Deze staan benoemd in de tekst van de Woo, met uitleg in de memorie van toelichting.

Bij documenten die niet onder zo’n uitzondering vallen maar waarbij betrokkenen (bijvoorbeeld burgers of ondernemers) wel bezwaar zouden kunnen hebben tegen openbaarmaking, moet je hen vóór openbaarmaking om een zienswijze vragen. Per informatiecategorie kan verschillen op welk moment je dit het beste kan doen en wat de gevolgen zijn voor de openbaarmakingstermijn. We nemen informatie over het uitvragen van zienswijzen op in de hulpmiddelen per informatiecategorie.

Voor alle zienswijzen geldt: als organisatie (bestuursorgaan) kun je besluiten een zienswijze niet over te nemen en de informatie toch openbaar te maken. In zo’n geval moet je dit mededelen aan de indiener van de zienswijze. Die mededeling is een besluit waartegen de indiener in bezwaar of beroep kan gaan.

De Woo stelt geen eisen aan de digitale toegankelijkheid van actief openbaar gemaakte documenten. Wel moeten deze documenten, voor zover mogelijk, machineleesbaar zijn. Digitale toegankelijkheid is al verplicht op grond van andere wetgeving.

Zie voor meer informatie: Wat is verplicht? | Digitoegankelijk

De website Een toegankelijke digitale overheid | Digitoegankelijk geeft meer informatie over de eisen rond digitale toegankelijkheid voor de overheid en over ondersteuning om aan deze eisen te voeldoen.

Hoe de eigen website wordt ingericht en hoe de documenten daarop goed vindbaar worden gemaakt zijn keuzes die een bestuursorgaan zelf maakt. De Woo-index maakt het mogelijk dat gebruikers vanaf één plek (en in de toekomst met één zoekopdracht) bij alle bestuursorganen kunnen zoeken. Dat is waartoe de Woo verplicht. De Woo-index biedt ook overzicht omdat deze zich over alle bestuursorganen uitstrekt. 

In artikel 3.3b van de Woo staat dat alle documenten onder de 17 verplichte categorieën, van alle bestuursorganen, openbaar gemaakt worden door middel van een digitale infrastructuur van BZK. In praktijk is dit de Woo-index met zoekfunctie. Organisaties zijn daarom verplicht om openbaar gemaakte documenten via de Woo-index vindbaar te maken en om te voldoen aan de voorwaarden voor doorzoekbaarheid met de centrale zoekfunctie. Openbaarmaking op de eigen website is niet voldoende om aan de Woo te voldoen.

In artikel 3.3a staan een aantal inhoudelijke kenmerken die in de overzichten terug moeten komen, bijvoorbeeld de dagtekening van elke beschikking en een beschrijving van de klacht voor elk klachtoordeel. Daarnaast moeten de overzichten machineleesbaar zijn en voor personen (elektronisch) raadpleegbaar. Niet-machineleesbare PDFs en ‘datadumps’ die onbegrijpelijk zijn zonder specialistische kennis voldoen dus niet. Mogelijk worden er nog aanvullende eisen gesteld aan de overzichten om deze met de centrale zoekfunctie doorzoekbaar te maken. Hierover verwachten we meer details in de eerste helft van 2025.

Dat hangt af van de vorm van de gemeenschappelijke regeling. Wordt met de regeling een aparte organisatie opgericht (een bedrijfsvoeringsorganisatie, openbaar lichaam of gemeenschappelijk orgaan) dan maakt deze organisatie zelf informatie actief openbaar onder de Woo. Voor regelingen ‘zonder meer’ zijn de organisaties die deelnemer zijn aan de regeling verantwoordelijk voor de actieve openbaarmaking. Ga dus na of jouw organisatie deelneemt aan regelingen ‘zonder meer’, en zo ja, maak dan met de andere deelnemers afspraken over actieve openbaarmaking. Voor regelingen ‘zonder meer’ hoef je voor de Woo geen aparte bereikbaarheidsgegevens of informatie over organisatie en werkwijze actief openbaar te maken.

Welke functies of afdelingen binnen de organisatie houden zich bezig met documenten die vallen onder de categorie Ontwerpen van wet- en regelgeving met adviesaanvraag? Waar binnen de organisatie kan ik deze documenten vinden?

Het gaat bij deze categorie om ontwerpversies van wet- en regelgeving. Doorgaans zal een juridische afdeling betrokken zijn bij het opstellen van deze documenten en/of bij de adviesaanvraag. Het kan geen kwaad om ook bij beleidsafdelingen een inventarisatie te doen naar documenten die vallen onder deze categorie.

Wat is precies een ontwerp van wet- of regelgeving – vanaf welke versie moet je ontwerpen actief openbaar maken? En wat doe je als deze het niet tot definitieve wet of regel hebben gered?

Voor de Woo moet je ontwerpen van wet- of regelgeving actief openbaar maken waarover een extern advies is gevraagd. Vaak is dit de versie die ter consultatie wordt voorgelegd, bijvoorbeeld op internetconsultatie.nl of een vergelijkbaar platform bij decentrale overheden, of aan de leden in het geval van een beroepsvereniging. Eerdere (concept-)versies hoef je niet actief openbaar te maken. Het maakt daarbij niet uit of het ontwerp of het vroegere concept het tot definitieve wet of regel heeft gered of niet: ontwerpen waarover een extern advies is gevraagd maak je actief openbaar, vroegere versies hoef je niet actief openbaar te maken.

Voor de categorie ‘Organisatie en werkwijze’ kun je een geannoteerd organogram openbaar maken. Betekent dit dat het verplicht is voor mijn organisatie om zo’n organogram te maken?

De categorie ‘Organisatie en werkwijze’ verplicht het openbaar maken van een beschrijving van de taken en bevoegdheden per organisatieonderdeel. Dit kun je in de vorm van een geannoteerd organogram openbaar maken (geannoteerd wil zeggen, met de taken en bevoegdheden bij elk organisatieonderdeel in het organogram), maar een tekstuele beschrijving mag ook. Het openbaar maken van een geannoteerd organogram is dus niet de enige mogelijkheid.

Mijn organisatie werkt bij de raadsvergaderingen met een openbare, dynamische agenda (een agenda die gedurende de vergadering aangepast kan worden). Voldoen we daarmee aan de Woo?

Nee. Agenda’s maken onderdeel uit van de informatiecategorieën Vergaderstukken Staten-Generaal (2b), Vergaderstukken decentrale overheden (2c) en Agenda’s en besluitenlijsten bestuurscolleges (2d). Bij categorie 2b en 2c gaat het om de agenda die vooraf met de deelnemers aan het overleg is gedeeld, bij categorie 2d om de agenda zoals die eruit ziet vóór aanvang van de vergadering. Maak je gebruik van een dynamische agenda, maak dan ook de versie van de agenda op die momenten openbaar. Daarmee voldoe je wel aan dit onderdeel van de Woo.

Welke vergaderstukken moeten het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling actief openbaar maken?

De vergaderstukken en – verslagen van het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling vallen onder informatiecategorie 2c – vergaderstukken decentrale overheden. In de werkdefinitie  van deze categorie staat wat hier precies onder valt. In het kort: de vergaderstukken inclusief de agenda, en het verslag van de vergadering. Het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling valt onder informatiecategorie 2d – agenda’s en besluitenlijsten bestuurscolleges. Zie ook hier de werkdefinitie. In het kort: alleen de agenda en de besluitenlijsten van het dagelijks bestuur vallen onder de verplichte actieve openbaarmaking.

Mijn organisatie wil de categorie Klachtoordelen openbaar maken als overzicht. Mogen we klachtoordelen in dat overzicht categoriseren, en zo ja, hoe?

Artikel 3.3a van de Woo geeft organisaties de mogelijkheid om klachtoordelen in een overzicht te bundelen, oftewel om vergelijkbare klachten over een organisatieonderdeel gegroepeerd weer te geven, indien ook het oordeel en de conclusies vergelijkbaar zijn. Daarbij moet dan duidelijk zijn om hoeveel oordelen het bij dat type klachten per maand gaat. Uit het overzicht kan dus worden afgeleid hoeveel klachten van een bepaald type er in een bepaalde maand bij een organisatieonderdeel tot een oordeel hebben geleid.

Ook in een overzicht zonder bundeling is het mogelijk om bij de omschrijving van de klacht gebruik te maken van vaste categorieën in plaats van een individuele omschrijving van elke klacht.

Let er in beide gevallen op dat de categorisering zodanig specifiek is dat  deze een buitenstaander een duidelijke indicatie geeft van de inhoud van de klacht. Een categorie als ‘overig’ is bijvoorbeeld niet voldoende.

Moet je schriftelijke oordelen op interne klachten, dus klachten van medewerkers, openbaar maken onder de Woo?

De Woo verplicht tot de openbaarmaking van de schriftelijke oordelen van bestuursorganen over klachten die zijn ingediend op basis van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De Woo maakt geen onderscheid tussen interne klachten van medewerkers of externe klachten van bijvoorbeeld burgers.

Wat is precies het verschil tussen een schriftelijk klachtoordeel en een informeel afgedane klacht? Bijvoorbeeld, wanneer een klacht per mail afgehandeld is, moet je die mail dan actief openbaar maken?

Een schriftelijk klachtoordeel is een brief aan de klager, zoals beschreven in artikel 9:12 van de Awb. In de brief staan onder andere de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, het oordeel van het bestuursorgaan en de eventuele conclusies op basis van dat oordeel. In praktijk is niet bij alle klachten zo’n formele wijze van afhandeling nodig, bijvoorbeeld omdat de klager tevreden is na een gesprek. Dit wordt informele afhandeling genoemd: het komt niet tot een schriftelijk klachtoordeel. De Woo verplicht alleen tot het openbaar maken van schriftelijke klachtoordelen. Is er geen schriftelijk klachtoordeel, maar enkel een mailwisseling of gespreksverslag, dan valt de afhandeling van die klacht niet onder de categorie Klachtoordelen in de Woo.

Convenanten worden opgesteld op allerlei plekken in de organisatie. Hoe kan ik alle betrokken medewerkers bewust maken op het feit dat deze documenten straks actief openbaar gemaakt moeten gaan worden?

Een eerste stap is om in kaart te brengen waar in de organisatie deze documenten zich bevinden, en daarmee welke medewerkers het betreft. Vaak komen onderzoeksrapporten en convenanten op één plek terecht, bijvoorbeeld als vergaderstuk in een raadsvergadering, of voor ondertekening bij een directeur of andere hoge leidinggevende. Of wellicht is er een bepaalde afdeling of team vaak betrokken bij het opstellen van of adviseren over convenanten of onderzoeksrapporten. Voor extern opgestelde onderzoeksrapporten zal dit bijvoorbeeld een financiële afdeling zijn – deze afdeling zal de offerte voor het onderzoek verwerken en de factuur betalen. Ook kan de mandaatregeling van je organisatie helpen om in kaart te brengen wie in de organisatie gemandateerd is voor het geven van een opdracht tot het doen van een onderzoek of voor het tekenen van een convenant. Je kunt convenanten en onderzoeksrapporten ‘afvangen’ op zo’n centrale plek voor een bepaalde periode, om in kaart te brengen waar uit de organisatie ze allemaal vandaan komen. Zo breng je de doelgroep in kaart om /met een bewustwordings- of verandertraject te bereiken.

Zorg er ook voor dat hulpmiddelen en communicatiemiddelen terecht komen op een plek waar deze doelgroep vaak komt, bijvoorbeeld hun interne kennisbank of samenwerkruimte. Denk verder aan het opnemen van informatie over actieve openbaarmaking van deze categorieën in opleidings- en onboardingsprogramma’s voor nieuwe medewerkers en voor leidinggevenden.

Volgens de werkdefinitie van de categorie Convenanten vallen ondertekende afspraken binnen de Rijksoverheid niet onder deze categorie, en hoef je deze dus niet openbaar te maken. Is er wat op tegen om dit alsnog te doen?

Nee. Ondertekenende afspraken binnen de Rijksoverheid zijn geen convenanten, omdat convenanten enkel gesloten kunnen worden tussen verschillende rechtspersonen. Organisaties van de Rijksoverheid maken deel uit van dezelfde rechtspersoon, de Staat der Nederlanden (de departementen, uitvoeringsorganisaties, zbo’s zonder eigen rechtspersoonlijkheid, en de adviescolleges en commissies die door de wetgever, het kabinet of een minister zijn ingesteld). Wanneer ondertekende afspraken tussen organisaties van de Rijksoverheid relevant kunnen zijn voor burgers, journalisten, wetenschappers of andere informatiezoekers, dan wordt het aanbevolen deze wel openbaar te maken.

Wanneer moet je een convenant als vastgesteld beschouwen? De ondertekening neemt vaak nog wel wat tijd in beslag. Kunnen we het zetten van de laatste handtekening zien als vaststelling?

Ja. Een convenant is een ondertekende set van afspraken. De termijn van maximaal twee weken begint pas te lopen op het moment dat deze ondertekening compleet is.  

Treedt een partij later toe tot een convenant, dan maak je die toetreding apart openbaar als addendum bij het oorspronkelijke convenant.

Wat is de samenhang tussen gemeenschappelijke regelingen en convenanten?

Eén van de samenwerkingsvormen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen betreft de ‘Regeling zonder meer’ (artikel 1 Wgr). Dit is een lichte vorm van samenwerking tussen overheden, waar delegeren en mandateren niet aan de orde is. Een Regeling zonder meer kan de vorm hebben van een convenant. Daarin wordt de intentie tot samenwerking geregeld, evenals het doel, de aard en de wijze waarop deze zal plaatsvinden. Dergelijke convenanten moeten actief openbaar worden gemaakt onder de Woo. Ze worden eveneens opgenomen in het GR (Gemeenschappelijke Regelingen)-register en bekendgemaakt in bijvoorbeeld een decentraal blad zoals een gemeenteblad of waterschapsblad.

Hoe ga je om met actieve openbaarmaking van nieuwe versies van een convenant?

Maak nieuwe versies van een convenant openbaar alsof het een nieuw convenant betreft. Ditzelfde geldt voor een addendum op een lopend convenant (bijvoorbeeld wanneer een nieuwe partij toetreedt tot het convenant).

Het is niet de bedoeling dat je de oude versie van het convenant verwijdert, deze moet openbaar blijven. Wel is het gebruiksvriendelijk om aan te geven dat dit een oude versie is, die inmiddels is vervangen door een nieuwe versie (inclusief link naar die nieuwe versie). Bijvoorbeeld in een toelichting bij het convenant op het eigen publicatieplatform.

Moet ik convenanten die niet meer geldig zijn, via de Woo-index vindbaar houden? Of alleen de nog geldende convenanten?

Ook convenanten die niet meer geldig zijn, houd je vindbaar via de Woo-index. Wil je voor de eindgebruiker een onderscheid maken tussen nu geldende en verlopen convenanten, dan kun je deze op aparte pagina’s plaatsen op het publicatieplatform voor jouw organisatie, en met twee aparte links aanleveren bij de Woo-index.

Moet je adviezen van interne medewerkers die een semi-onafhankelijke positie hebben openbaar maken onder de categorie Adviezen? Bijvoorbeeld adviezen van de Functionaris Gegevensbescherming.

Nee. De Woo bakent de categorie Adviezen vrij precies af. Het gaat alleen om adviezen:

1. over ontwerpen van wet- en regelgeving, van adviescolleges of -commissies of van andere externe partijen indien die om advies zijn verzocht
2. over andere onderwerpen, van adviescolleges of -commissies.

In beide gevallen gaat het om externe adviezen. Interne adviezen vallen niet onder de verplichte actieve openbaarmaking, ook niet wanneer ze afkomstig zijn van een medewerker met een semi-onafhankelijke positie.

Mijn organisatie werkt bij de bestuursvergaderingen met een openbare, dynamische agenda (een agenda die gedurende de vergadering aangepast kan worden). Voldoen we daarmee aan de Woo?

Nee. Agenda’s maken onderdeel uit van de informatiecategorieën Vergaderstukken Staten-Generaal (2b), Vergaderstukken decentrale overheden (2c) en Agenda’s en besluitenlijsten bestuurscolleges (2d). Bij categorie 2b en 2c gaat het om de agenda die vooraf met de deelnemers aan het overleg is gedeeld, bij categorie 2d om de agenda zoals die eruit ziet vóór aanvang van de vergadering. Maak je gebruik van een dynamische agenda, maak dan ook de versie van de agenda op die momenten openbaar. Daarmee voldoe je wel aan dit onderdeel van de Woo.

Onderzoeksrapporten worden opgesteld op allerlei plekken in de organisatie. Hoe kan ik alle betrokken medewerkers bewust maken op het feit dat deze documenten straks actief openbaar gemaakt moeten gaan worden?

Een eerste stap is om in kaart te brengen waar in de organisatie deze documenten zich bevinden, en daarmee welke medewerkers het betreft. Vaak komen onderzoeksrapporten en convenanten op één plek terecht, bijvoorbeeld als vergaderstuk in een raadsvergadering, of voor ondertekening bij een directeur of andere hoge leidinggevende. Of wellicht is er een bepaalde afdeling of team vaak betrokken bij het opstellen van of adviseren over convenanten of onderzoeksrapporten. Voor extern opgestelde onderzoeksrapporten zal dit bijvoorbeeld een financiële afdeling zijn – deze afdeling zal de offerte voor het onderzoek verwerken en de factuur betalen. Ook kan de mandaatregeling van je organisatie helpen om in kaart te brengen wie in de organisatie gemandateerd is voor het geven van een opdracht tot het doen van een onderzoek of voor het tekenen van een convenant. Je kunt convenanten en onderzoeksrapporten ‘afvangen’ op zo’n centrale plek voor een bepaalde periode, om in kaart te brengen waar uit de organisatie ze allemaal vandaan komen. Zo breng je de doelgroep in kaart om /met een bewustwordings- of verandertraject te bereiken.

Zorg er ook voor dat hulpmiddelen en communicatiemiddelen terecht komen op een plek waar deze doelgroep vaak komt, bijvoorbeeld hun interne kennisbank of samenwerkruimte. Denk verder aan het opnemen van informatie over actieve openbaarmaking van deze categorieën in opleidings- en onboardingsprogramma’s voor nieuwe medewerkers en voor leidinggevenden.

Niet alle onderzoeksrapporten in mijn organisatie vallen binnen de definitie van de informatiecategorie Onderzoeksrapporten (2j) in de Woo. De onderzoeksrapporten die wel binnen deze definitie vallen en dus op grond van de Woo actief openbaar gemaakt moeten worden, moet je vindbaar en doorzoekbaar maken via een link in de Woo-index. Hoe zit dit met de overige onderzoeksrapporten?

Het vindbaar en doorzoekbaar maken via een link in de Woo-index is alleen verplicht voor onderzoeksrapporten die binnen de definitie van de Woo-informatiecategorie Onderzoeksrapporten vallen. Overige onderzoeksrapporten mag je ook via de Woo-index vindbaar en doorzoekbaar maken, maar dit is niet verplicht. Je kunt alle onderzoeksrapporten op dezelfde plek openbaar maken, met één link vanuit de Woo-index, of onder de categorie ‘Onderzoeksrapporten’ twee verschillende links plaatsen: een link naar de rapporten die binnen de definitie in de Woo vallen, en een link naar de overige onderzoeksrapporten. In het veld ‘Toelichting’ kun je toelichten welke rapporten waar te vinden zijn.

De Rijksoverheid moet op dit moment al extern (onder de Rijksinkoopvoorwaarden ARVODI) opgestelde onderzoeksrapporten openbaar maken, en onderzoeksrapporten van de Auditdienst Rijk. Moet dat nog steeds zodra de categorie Onderzoeksrapporten in de Woo verplicht actief openbaar wordt gemaakt?

Ja, de huidige verplichting blijft bestaan. In veel gevallen overlappen de rapporten die je op grond van de Woo actief openbaar moet maken met de rapporten die je actief openbaar maakt in het kader van de toezeggingen rond ARVODI- en ADR-rapporten. Meer informatie hierover vind je in de Beslishulp onderzoeksrapporten.

Beschikkingen over registratie in een openbaar register zijn uitgezonderd van openbaarmaking (uitzondering 13 bij de informatiecategorie Beschikkingen). Wat is precies een openbaar register? Hoe hangt dit samen met het openbaar maken van beschikkingen in de vorm van een overzicht (art. 3.3a Woo)?

Een openbaar register is een register dat openbaar (voor iedereen) toegankelijk is. De memorie van toelichting op de Woo geeft een aantal voorbeelden van zulke registers: het BIG-register, het Nederlands Register Gerechtelijk Deskundigen, het Register beëdigde tolken en vertalers, het register voor bewindvoerders, het Handelsregister en het Kadaster. Beschikkingen over inschrijvingen, verlengingen, aanpassingen, bijwerkingen en uitschrijvingen in openbare registers zijn uitgezonderd van openbaarmaking. De registers zelf zijn immers openbaar, daarom zou openbaarmaking van deze beschikkingen niet van toegevoegde waarde zijn.

Deze uitzondering geldt ook wanneer je kiest voor openbaarmakingen van beschikkingen in de vorm van een overzicht. Beschikkingen over registratie in een openbaar register zijn ook uitgezonderd van opname in dit overzicht. Ook hoef je het openbare register niet aan te vullen met de kenmerken van het overzicht die genoemd staan in artikel 3.3a van de Woo.

Mijn organisatie wil beschikkingen in de vorm van een overzicht openbaar maken (art. 3.3a Woo). Als bepaalde beschikkingen uitgezonderd zijn van openbaarmaking, hoef je ze dan ook niet op te nemen in het overzicht?

Dat klopt. Beschikkingen onder een van de 21 uitzonderingen in art. 3.3, 2k, of onder een van de uitzonderingen in de bijlage van de Woo zijn uitgezonderd van openbaarmaking, neem je ook niet op in het overzicht. Beschikkingen die niet onder zo’n uitzondering vallen, maar waarvan na toetsing op uitzonderingsgronden blijkt dat ze in hun geheel niet openbaar gemaakt kunnen worden, moet je wel in het overzicht opnemen. In zo’n geval lak je alle informatie over de beschikking weg, behalve het moment van openbaarmaking (art. 3.3, lid 8: ‘Van een gehele niet-openbaarmaking doet het bestuursorgaan mededeling op de wijze en het tijdstip waarop het niet-openbaar gemaakte stuk openbaar zou zijn gemaakt.’).

Moet je AVG-besluiten openbaar maken onder de Woo (cat. 2k – Beschikkingen) of zijn deze uitgezonderd?

De Woo bevat geen specifieke uitzondering voor besluiten op AVG-verzoeken. Wel zijn beschikkingen waarbij geen belangen van derden kunnen zijn betrokken, uitgezonderd van actieve openbaarmaking (uitzondering 20 bij cat. 2k – Beschikkingen). Als organisatie dien je zelf te beargumenteren of er belangen van derden betrokken kunnen zijn bij het openbaar maken van besluiten op AVG-verzoeken – kan deze informatie van belang zijn voor iemand anders dan de verzoeker en de organisatie die het besluit neemt (na toetsing op uitzonderingsgronden, dus ook nadat bijvoorbeeld privacygevoelige informatie is weggelakt)? Zo nee, dan kun je de beschikkingen uitzonderen van openbaarmaking onder uitzondering 20.

Mijn organisatie is gemandateerd om in naam van een ander bestuursorgaan beschikkingen te nemen. Moet mijn organisatie deze dan ook actief openbaar maken, of moet het andere bestuursorgaan dit doen?

De Woo geeft geen nadere regels voor het openbaar maken van beschikkingen of andere documenten die een gemandateerde organisatie openbaar maakt voor een ander bestuursorgaan. Maak hier dus goede afspraken over bij de mandatering. Hetzelfde geldt voor delegatie van taken.

Beschikkingen rond subsidies aan natuurlijke personen maak je niet openbaar. Hoe zit dit met subsidies aan eenmanszaken, of andere beschikkingen voor eenmanszaken, vanwege de privacygevoelige informatie?

In beschikkingen waarbij de ontvanger of geadresseerde een eenmanszaak is, staat mogelijk privacygevoelige informatie, bijvoorbeeld wanneer de naam van de eigenaar ook de naam van de eenmanszaak is. Lak deze informatie weg wanneer de impact op de persoonlijke levenssfeer groter is dan het belang van de openbaarmaking van de informatie. Je moet dus wel bij elke beschikking deze afweging maken.

Mijn organisatie wil beschikkingen openbaar maken in de vorm van een overzicht. Een van de verplichte onderdelen in zo’n overzicht is de dagtekening van de beschikking. Mogen we in plaats van de dagtekening ook de verzenddatum in het overzicht zetten?

Nee. De Woo benoemt expliciet de dagtekening van de beschikking als een van de verplichte onderdelen van een overzicht (artikel 3.3a , eerste lid, onderdeel f en artikel 3.3a, tweede lid, onderdeel e). Voor klachtoordelen is dit de dagtekening van het oordeel (artikel 3.3a, derde lid, onderdeel h). Omdat de Woo de dagtekening expliciet benoemt, kun je deze niet vervangen door de verzenddatum.