Actieve openbaarmaking: zo doet gemeente Helmond het
“Ik denk dat ik per categorie drie uurtjes bezig was en dat is ruim genomen.” Ylona Willems werkt sinds maart dit jaar als jurist en coördinator Woo bij gemeente Helmond. De informatiecategorieën Bereikbaarheidsgegevens en Organisatie en werkwijze zijn gevuld in de Woo-index en ook van andere categorieën is al het nodige te vinden. Hoe pakken zij dat aan, actieve openbaarmaking via de Woo-index?
Op 1 november is het zover. Dan is het voor bestuursorganen verplicht om de eerste vijf informatiecategorieën actief openbaar te maken via de Woo-index. Drie daarvan worden al openbaargemaakt via overheid.nl:
- Wetten en algemeen verbindende voorschriften;
- Overige besluiten van algemene strekking;
- Vergaderstukken Staten-Generaal.
Voor de categorieën Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens geldt dat niet. Organisaties moeten zelf zorgen dat de verplicht gestelde informatie vindbaar is in de Woo-index. Ylona Willems vond de hoeveelheid werk meevallen.
Hoe hebben jullie de Woo-index gevuld voor de informatiecategorieën Bereikbaarheidsgegevens en Organisatie en werkwijze? Wat was jullie aanpak?
“We hebben eerst de werkdefinities erbij gepakt om te zien welke informatie verplicht openbaar gemaakt moet worden. Daarna hebben we gekeken welke informatie al op onze eigen website staat. En ons afgevraagd wat we daar nog moesten aanpassen om te voldoen aan de verplichting. Voor deze twee categorieën was dat eigenlijk niks. Vervolgens hebben we de linkjes geplaatst in de Woo-index. Ik denk dat ik per categorie drie uurtjes bezig was en dat is ruim genomen.”
Veel informatie was ook ingevuld vanuit het Register van Overheidsorganisaties (ROO).
“Ja, bezoekadres en wijze van afspraak maken. Dat soort dingen stonden er allemaal al in. Ik heb het aangescherpt voor het indienen van een Woo-verzoek, zoals contactpersoon en het Woo-team. Daardoor heb ik alleen gegevens voor Woo-verzoeken aangevuld en een toelichting bij de verschillende categorieën geschreven.”
"Ik denk dat ik per categorie drie uurtjes bezig was en dat is ruim genomen.”
Jullie zijn klaar met deze twee categorieën, waar gaan jullie nu mee aan de slag?
“We zijn nu onder andere bezig met convenanten, die categorie is ingewikkelder. Welke processen moeten worden aangepast, bij welke medewerkers en hoe zorg je dat er bij hen een seintje afgaat dat waar zij mee bezig zijn ook openbaar gemaakt moet worden. Categorieën als deze kosten daarom meer tijd."
In de Woo-index zijn ook andere informatiecategorieën redelijk gevuld. Hoe doen jullie dat?
"We plaatsen al veel in onze eigen informatiesystemen, zoals de agenda’s en besluitenlijsten van de bestuurscolleges en jaarverslagen. Van de beschikkingen wordt veel op overheid.nl gezet. Het is dan makkelijk om daarvan alvast de linkjes op te voeren."
Jullie hebben hier niet een apart publicatieplatform voor?
"Nee, nog niet. We zijn er wel mee bezig zodat we alvast kunnen testen. We willen daar eerst Woo-verzoeken en-besluiten op plaatsen. Dat zullen we op korte termijn gaan doen."
Welke tips heb je voor organisaties die nog aan de slag moeten met de ‘Bereikbaarheidsgegevens’ en ‘Organisatie en werkwijze’?
"Pak de werkdefinities erbij en maak aan de hand daarvan een inventarisatie van wat er wel en niet is. Bepaal wat er nog moet gebeuren en op welke termijn dat moet gebeuren. Verder hebben we een projectgroep opgericht. Daar zit ik in als jurist, een i-adviseur, een architect en iemand van archivering. Zo pakken we in een multidisciplinair team alles aan."