"Begin gewoon, het hoeft niet direct perfect"

Wat was jullie aanpak?

“Het eerste jaar hebben we ons gericht op de afhandeling van Woo-verzoeken. Daarvoor hebben we een werkproces uitgewerkt en anonimseersoftware aangeschaft zodat de afhandeling goed loopt. Daarnaast zijn we gaan kijken naar de eerste categorieën: Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens. Het bleek dat we die informatie al op onze eigen website hadden staan."

Voor deze twee categorieën was het dus een invuloefening?

"Ja. Een collega hield zich al bezig met de technische kant, dus het was snel duidelijk dat hij Roo-redacteur werd. Hij hoefde alleen maar de linkjes te kopiëren en in de Woo-index te plakken. Veel langer dan twee uur is hij daar niet mee bezig geweest."

Jullie maken ook al andere informatiecategorieën actief openbaar. Hoe pakken jullie dat aan?

"We hebben besloten om alle categorieën volgend jaar zoveel mogelijk in een keer op te pakken. Voor elke afdeling hebben we geïnventariseerd welke categorieën op hun van toepassing zijn. Zo willen we voorkomen dat we ieder half jaar bij een afdeling moeten aankloppen voor nieuwe categorieën. Met de inventarisatie is in een keer helder welke categorieën waar liggen."

Wat was de conclusie van de inventarisatie?

"Veel categorieën liggen bij een paar mensen of bij een paar kleine afdelingen. Maar een aantal categorieën, zoals convenanten en onderzoeksrapporten, liggen door de hele organisatie. Dat maakt het lastiger deze boven tafel te krijgen. Daarom vraag ik nu alle afdelingen hoe we dit op een slimme manier kunnen inrichten. Daarnaast maken we een EHBO-pagina op ons intranet: eerste hulp bij openbaar maken. Hier willen we, in de lijn van wat het Rijk heeft gemaakt, een hulpwijzer plaatsen. Na een aantal vragen te beantwoorden wordt het zo duidelijk of iets wel of niet openbaar gemaakt moet worden."

Waar publiceren jullie deze stukken?

Toen duidelijk werd dat er geen centraal platform zou komen hebben wij besloten een eigen platform op te zetten. Zowel op dit platform als op de website van het hoogheemraadschap kun je ook naar documenten zoeken.

Wat zijn jouw tips voor overheidsorganisaties die nog niet zover zijn?

"Maak echt ruimte voor de implementatie van de Woo. Wij hebben direct een programma opgericht om de Woo te implementeren en transparantie binnen de organisatie te bevorderen. Een programma is misschien niet altijd nodig, maar wijs wel mensen aan die er actief mee aan de slag gaan. Vaak wordt het bij juridische zaken neergelegd, want het is een wet. Dat is denk ik niet voldoende. De eerste categorieën zijn eenvoudig maar er komen nog heel veel andere categorieën. Die informatie ligt vaak bij alle afdelingen.

Door alle categorieën nu al aan te pakken, ontdek je waar de moeilijkheden zitten. Zo heb je nog tijd om dat op te pakken voordat de verplichting ingaat. En begin gewoon. Het hoeft niet direct perfect, al doende leer je."

Hulp nodig?

Is jouw organisatie nog niet zover? De komende tijd zijn er digitale invulsessies en inloopspreekuren over actieve openbaarmaing via de Woo-index.