Met open source bouwen aan de Werkomgeving van de Toekomst
Stel je voor: je begint je werkdag in een digitale werkomgeving waarin alles soepel verloopt. Documenten zijn eenvoudig te vinden en te archiveren, samenwerking binnen en buiten de (rijks)overheid verloopt moeiteloos, het terugvinden van informatie eenvoudig en tijdrovende frustraties zijn verleden tijd. Met een druk op de knop heb je toegang tot de gereedschappen en informatie op maat die je nodig hebt om je werk effectief en efficiënt te doen en waarbij wat je maakt meteen voldoet aan de eisen die er aan gesteld worden zodat informatie altijd terugvindbaar is. Dit is de visie van het Programma Beter Samen Werken (BSW) voor de ‘Werkomgeving van de Toekomst’. Beter Samen Werken is een initiatief van 4 ministeries (BZK, VWS, SZW en Financien) om de werkomgeving van de rijksmedewerker flink te vernieuwen.
Dat kan op verschillende manieren en het gezamenlijke programma onderzoekt diverse mogelijkheden om deze ambitie waar te maken. Naast traditionele oplossingen van marktpartijen kijkt BSW ook naar innovatieve benaderingen zoals open source-werkomgevingen. Open source biedt de overheid de kans om transparanter, flexibeler en onafhankelijker te werken.
Soevereine werkomgevingen
De overheid wil bij de ontwikkelingen minder afhankelijk zijn van grote leveranciers en vooral open source werken. Dat scheelt licentiekosten, past binnen het open overheidsbeleid en maakt de afhankelijkheid minder. De directeur CIO Rijk, Art de Blaauw, heeft onlangs een gezamenlijke intentieverklaring getekend met de Duitse en Franse overheid om samen te werken op het gebied van digitale autonomie. Binnen de rijksoverheid wordt software getest die door Duitsland en Frankrijk zijn ontwikkeld; OpenDesk, La Suite en Tchap. Dit initiatief heeft als doel digitaal soevereine werkomgevingen te creëren binnen de publieke sectoren.
Deze platformen bieden een reeks open source-applicaties, zoals gereedschappen voor documentbewerking, e-mail, cloudopslag en projectbeheer, maar ook chat. Door gebruik te maken van open source worden deze oplossingen veiliger en minder afhankelijk van specifieke leveranciers, wat naadloos aansluit bij de ambities van BSW.
De volgende stap
Binnen BSW worden diverse opties onderzocht en getest om te komen tot de Werkomgeving van de Toekomst. Waaronder dus ook innovatieve benaderingen zoals open source-oplossingen als La Suite, OpenDesk en Tchap. Deze open source-oplossingen worden momenteel getest in een Proof of Concept (PoC) om te bepalen welke oplossingen, dan wel delen van deze oplossingen, het beste bijdragen aan een veilige toekomstbestendige digitale werkomgeving.
In de PoC worden functies zoals tekstverwerking, videobellen en bestanden delen geëvalueerd. “We onderzoeken hoe deze oplossingen kunnen bijdragen aan de werkomgeving van de toekomst en hoe we op korte termijn concrete stappen richting implementatie kunnen zetten,” zegt Rik Hooft, community-lead Open BSW. Een kleine technische proef met de open source-omgevingen is al begonnen bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
Waarom open source?
“In het kader van digitale autonomie is het belangrijk software te gebruiken waar we zelf controle over hebben”, zegt Boris van Hoytema, Kwartiermaker Open Source Program Office (OSPO) bij het ministerie van BZK. “Er zijn groeiende zorgen rondom de invloed van Amerikaanse regelgeving op Europese data. Door samen met andere overheden en bedrijven software te ontwikkelen, in plaats van enkel af te nemen, houden we controle over onze informatie en de uitvoering van publieke taken.”
Ook Rik ziet kansen: “Open source stelt ons in staat technologie beter af te stemmen op onze processen en (bijv. autonomie) risico’s te verkleinen. Doordat de broncode openbaar is, kunnen fouten sneller worden opgespoord en opgelost. Dit versterkt niet alleen het vertrouwen in de overheid, maar verbetert ook de dienstverlening aan de inwoners van Nederland.”
De uitdaging: een andere manier van werken
Hoewel open source veel voordelen biedt, erkent Boris dat deze werkwijze voor overheden niet zonder uitdagingen is: “Open source vereist lef en vertrouwen. Het vraagt om een cultuur waarin je transparant fouten durft te maken en hiervan leert. Daarnaast moeten overheden eigenaarschap nemen in projecten en helder formuleren wat er gebouwd moet worden zodat medewerkers op een gebruiksvriendelijke manier ondersteund kunnen worden in hun werk. Dat is vaak nog een leerpunt.”