Openheid is soms spannend voor een gemeente
De gemeente Amsterdam werkt aan het Openbaarheidscentrum Amsterdam. Bij het Openbaarheidscentrum worden inwoners geholpen bij het zoeken, vinden en gebruiken van informatie: zowel digitaal als fysiek. Sofie Bustraan is informatiecommissaris van de gemeente Amsterdam en verantwoordelijk voor het opzetten van het Openbaarheidscentrum. "Dat doe ik samen met collega’s van het Stadsarchief Amsterdam. Jaike Rothengatter heeft een belangrijke rol als projectleider en we werken samen met de Open State Foundation."
Over deze interviewserie
Nederland wil een open en responsieve overheid bevorderen. In dat kader stelt het een nationaal Actieplan Open Overheid op. Het vijfde actieplan, dat een looptijd heeft van 2023 tot 2027, bestaat uit 17 actiepunten binnen 7 thema’s. Deze thema’s zijn afkomstig van het manifest Over Informatie Gesproken van de gelijknamige maatschappelijke coalitie. Ze omvatten onder andere het verbeteren van de toegankelijkheid van informatie, het betrekken van burgers bij besluitvormingsprocessen en het stimuleren van een cultuuromslag naar meer openheid binnen overheidsorganisaties.
Het doel van deze interviewserie is om inzicht te geven in het Actieplan Open Overheid 2023-2027 door middel van 17 gesprekken met de actiehouders van elk actiepunt. De interviews zullen de kernvragen rond elk actiepunt belichten en de relevantie, uitdagingen, successen en resultaten in kaart brengen. Deze keer spreekt informatiecommissaris van de gemeente Amsterdam Sofie Bustraan over actiepunt 2: toegankelijkheid verbeteren. Actiehouder is de gemeente Amsterdam, in samenwerking met Open State Foundation.
Wat bedoel je met de toegankelijkheid van informatie?
Sofie Bustraan: "Het streven naar maximale openheid roept een aantal vragen op. Iedereen heeft recht op toegang tot informatie, maar wie bedoelen we met ‘iedereen’ en hoe regel je dat? Weten ze wat ze zoeken en hoe ze dat moeten doen? Is de informatie die de overheid openbaar maakt te begrijpen? Als we alleen de letter van de wet uitvoeren, bereiken we dan wat de geest van de wet bedoelt?"
Als je iedereen laagdrempelig toegang tot informatie wilt geven, heb je een plek nodig waar mensen informatie kunnen zoeken en vinden, waar ze hulp kunnen krijgen en waar ze bijvoorbeeld Woo-verzoeken kunnen indienen. Daarvoor is het Stadsarchief geschikt, want daar is bijvoorbeeld een studiezaal en er zijn experts voor het ontwerpen van die openbaarheid van informatie. We hebben daartoe een kompas opgesteld met uitgangspunten. Er zullen meer plekken als het Stadsarchief nodig zijn om echt iedereen te kunnen bereiken. Denk aan bibliotheken en wijkcentra. Daarnaast willen we bijvoorbeeld lespakketten maken over de informatiepositie van burgers in de maatschappij."
Hoe kan een overheid echt open en transparant zijn?
"Het gaat over de relatie tussen inwoners en overheid, hun onderlinge vertrouwen. Het is daarbij belangrijk dat we rekening houden met verschillende groepen. Iedereen moet informatie tot zich kunnen nemen en begrijpen. Dus alleen digitale publicatie is niet genoeg. Mensen hebben recht op informatie, en wij zorgen ervoor dat ze ook echt antwoord krijgen op hun vragen en niet alleen een pak documenten."
Tegen welke uitdagingen ben je aangelopen?
"De handen op elkaar krijgen binnen de eigen organisatie was een uitdaging. Openheid is soms spannend voor een gemeente. Wanneer kan dat, wanneer is geheimhouding nodig of beter? Het vraagt een andere mind-set. En hoe bereik je mensen die je tot nu toe niet bereikte? We hebben daarover contact met onder meer Bureau Burgerberaad. De oplossing hebben we nog niet, maar het helpt in elk geval om de wijken in te gaan. Deze herfst organiseren we een bijeenkomst hierover voor iedereen."
Hoever ben je met het opzetten van het Openbaarheidscentrum?
"We hebben de basis nu op orde, dus bijvoorbeeld de termijnen voor Woo-verzoeken halen we veel vaker. Ook hebben we een digitaal publicatiekanaal, open.amsterdam, gelanceerd waarvoor we een prijs hebben gekregen. Dat is nog niet af, maar ontwikkelen we door. We wilden niet wachten tot het allemaal perfect was, maar de inwoners gaan bedienen.
Het Openbaarheidscentrum zal inwoners en overheid nauwer met elkaar verbinden. De stad is van de mensen die er wonen, dus moeten ze op de hoogte kunnen zijn van relevante informatie. Van het plaatsen van lantaarnpalen tot het wel of niet toestaan van een demonstratie. Alles. Inwoners moeten de overheid kunnen controleren, hun rechten en plichten kennen, mee kunnen denken en doen en daarbij hulp kunnen krijgen en dat is waar het Openbaarheidscentrum de Amsterdammers gaat helpen."
Wat zal de impact van het Openbaarheidscentrum zijn op de langere termijn?
"Het zal de belangrijke rol van een archief in een open democratische samenleving onderstrepen. En het zal een steen in de vijver zijn, een rimpeleffect veroorzaken dat naar elders uitstraalt. Het is geen blauwdruk die overal exact nagevolgd moet worden, want de omstandigheden zijn nooit precies gelijk. Maar wel een voorbeeld van hoe je als overheid je nek kunt uitsteken om samen met inwoners de maatschappij beter te maken."