"Maak realtime bekend wat je doet, zo kunnen mensen volgen waar je mee bezig bent"

Het was een hectische tijd, toen Hellen van Dongen in november 2019 startte als DG Landelijk gebied en stikstof. De boeren en de bouwers protesteerden op het Malieveld. DG’s van verschillende departementen kwamen dagelijks samen en het regende Woo-verzoeken. De organisatie was in oprichting. Veel ruimte om de, vaak grote, Woo-verzoeken te beantwoorden was er niet. Dit moet anders, dacht Hellen van Dongen.

Haar motto is: Maak realtime bekend wat je doet. “Zo kunnen mensen volgen waar je mee bezig bent. Ik ben ervan overtuigd dat afwegingen weloverwogen genomen worden op basis van de informatie die er op dat moment ligt. Als je dat kunt laten zien, dan krijg je op een later moment veel minder vragen. Met die openheid zullen op den duur de Woo-verzoeken ook minder worden. Want er is minder aanleiding om naar rare dingen te zoeken.”

Je besloot vrij snel om verslagen openbaar te maken. Waardoor wisten jullie dat de tijd rijp was?

Hellen:  De organisatie zat iets meer in een ritme waardoor we op een normale wijze onderwerpen konden agenderen, stukken goed voorbereid werden en er goede verslagen gemaakt werden. De organisatie was beter op orde en er was een normalere vergaderfrequentie. Toen hebben we gezegd: wat gaan we doen?

Stonden de andere DG-en meteen te juichen?

Hellen: We zijn eerst gaan polsen: hoe zou jij het vinden als we stukken uit dit overleg actief openbaar maken? De meesten reageerde voorzichtig positief, dus konden we een voorstel schrijven. Daar zaten drie scenario’s in. 1. Vrij weinig, dus bijvoorbeeld alleen agenda’s. 2. We maken alles openbaar. 3. We kiezen een middenweg. Uiteindelijk is het optie drie geworden en zijn we met een proeftuin gestart.

Ramon: We hadden al een aantal pilots gedaan op andere onderwerpen. Hierdoor hadden we al een beter beeld van wat wel en niet kon en waaróm iets wel of niet kon. We wilden dat nu graag doen op een urgent onderwerp.

Wat hebben jullie in de proeftuin precies gedaan?

Hellen: De proeftuin was cruciaal. We hebben alle stukken bekeken en ons bij ieder stuk afgevraagd of het zich zou lenen voor openbaarmaking. Daar kwam eigenlijk een heel rustig beeld uit. Dat gaf comfort.

Ramon: Over politieke keuzes kun je lang discussiëren. Maar daar gaan deze stukken niet over. Er staat in hoé een discussie gevoerd  kan worden, welke opties er zijn. Bij ons stond de vraag voorop: draagt deze informatie bij aan de reconstructie van een beleidsdossier? Dat bleek voor veel documenten te gelden. Het is belangrijk het doel van openbaarmaking te bepalen. Gaat het om participatie, dan kun je transparant zijn tijdens het proces van beleidsvorming. Maar hier is het doel verantwoording, inzicht in de onderbouwing. We hebben veel discussie gevoerd in het DG-overleg en met betrokken medewerkers. Want wat is dan een goed tijdsmoment voor publicatie? Je wilt ook niet je minister voor de voeten lopen en die kans is er wel degelijk bij dit soort stukken.

Hadden jullie in het proces nooit het gevoel dat andere organisaties buiten de betrokken ministeries misschien konden vallen over openbaarmaking van bepaalde stukken?

Ramon: Daar hebben we zeker rekening mee gehouden, want je weet dat er reacties gaan komen. In sommige gevallen hebben we organisaties ingelicht. Maar het is geen reden geweest om vanwege de reacties stukken niet openbaar te maken.

Hellen: Betrokken organisaties zitten in het beleidsproces al aan tafel. Voordat een kamerbrief eruit gaat heb je al maanden met elkaar samengewerkt en hebben zij vaak ook  concepten gezien. De kamerbrief zelf is dan geen verrassing meer. Alleen komt de openbaarmaking van de onderliggende stukken er dan nog achteraan.

Ramon:  Daar kwam bij dat alle stukken van een behoorlijke kwaliteit waren. Soms misschien iets te technisch voor een leek om te snappen, maar je schrijft dit niet voor de buitenwereld. De samenvattingen en verslagen waren ook netjes in conclusies beschreven en op functieniveau weergegeven. Zo was direct duidelijk vanuit welke achtergrond de inbreng plaatshad.

Jullie hebben nu een keer een bulk informatie openbaar gemaakt. Wanneer komt de volgende?

Hellen: We hadden afgesproken ieder half jaar stukken openbaar te maken, maar dat wacht nu op de uitkomst van de rijksbrede discussie over het al dan niet openbaar maken van conceptstukken. 

Beïnvloedt deze discussie het besluit over actieve openbaarmaking in het DG-overleg?

Hellen: In het DG-overleg is het geen issue meer. Daar is het besluit genomen. Maar we willen niet iets doorkruisen wat nog niet interdepartementaal afgesproken is. Wat mij betreft kan het overigens wel gewoon door te gaan. 

Ramon: De conceptendiscussie is sterk gestoeld op passieve openbaarmaking en creëren van ambtelijke vrijheid. Maar actieve openbaarmaking is openbaarmaking uit eigen beweging. Dat staat ook zo in de Woo: met een doel kun je zaken openbaar maken. Het doel is beleidsreconstructie, wat maakt het dan uit of het in een concept staat of niet? Voor actieve openbaarmaking is het logisch om vanuit de casuïstiek onderbouwd te zeggen wat je wel en niet openbaar maakt. Volgens mij biedt de Woo die ruimte, maar het staat er niet expliciet in. Dan worden mensen onzeker. Juristen gaan vanuit het kader van passieve openbaarmaking kijken naar actieve openbaarmaking. Maar het zijn twee verschillende dingen.

Wat waren per saldo de succesfactoren?

Ramon: Het helpt enorm als de top overtuigd is van het belang van openbaarmaking. Daarnaast hielp de ervaring van de andere pilots ons om mensen mee te krijgen. Door die ervaring wisten we welke keuzes er waren en aan welke knoppen we konden draaien. Dat gaf vertrouwen. Als ik zonder enige ervaring met openbaarheid meteen deze proeftuin had moeten doen, dan was het gesprek waarschijnlijk alle kanten op gestuiterd.

Hellen: Het werkte denk ik ook omdat we vanuit gezamenlijkheid de problematiek willen oplossen. Niet vanuit eigen belang. Dat gaat over vertrouwen en samenwerking en niet eens zozeer over openbaarheid, maar het helpt openbaarmaking wel.

Ramon: En op DG-niveau zijn stukken vaak  al goed voorbereid. Dilemma’s of scenario’s worden helder aangegeven. Hoe beter het proces gestroomlijnd is en hoe meer betrokkenheid er is, hoe makkelijker het vervolgens is om die argumentatie openbaar te maken. Want er zitten minder verrassingen in.

Hellen: Het feit dat we de proeftuin hebben gedaan, dat er een goede analyse is gedaan op de stukken. Waar hebben we het over, wat zit erin? Dat maakt dat er geen gedoe meer over is. Dat heeft vertrouwen gegeven.