Veelgestelde vragen introductiecampagne Zorgvuldig & Open (ZO)

In januari lanceert het rijksbrede Programma Open Overheid het concept Zorgvuldig en Open met een rijksbrede introductiecampagne: ‘Wij doen ons werk Zorgvuldig & Open (ZO)’. Onderwerp van deze campagne is het zorgvuldig en open omgaan met overheidsinformatie. Collega’s die hier al veel aan doen treden o.a. op in een hoofdvideo, verdiepende video’s, posters, artikelen en een podcast om te vertellen waarom zij werken aan een open overheid en hoe ze dat doen. De campagne loopt van 27 januari 2025 tot begin maart 2025.

De overheid moet meer transparant en open zijn richting de samenleving, zodat iedereen eenvoudig inzicht heeft of kan hebben in wat de overheid doet, waarom en hoe zo’n beslissing is genomen. Er wordt hard gewerkt om dit mogelijk te maken. Naast o.a. wetten en regels, het aanpassen van systemen en processen en het aannemen van meer informatiespecialisten, speelt het gedrag van medewerkers en managers hierbij een belangrijke rol. Rijksorganisaties ontwikkelen hiervoor hun eigen campagnes. Om eenduidiger, herkenbaarder en effectiever te communiceren is er een koepelconcept ontwikkeld waarmee deze campagnes conceptueel aan elkaar verbonden kunnen worden. Dit koepelconcept wordt 27 januari rijksbreed gelanceerd met de introductiecampagne: ‘Wij doen ons werk Zorgvuldig & Open (ZO)’.

Het budget voor de ontwikkeling van de rijksbrede introductiecampagne die in januari start is €175.000,-

Daarnaast besteedt BZK ongeveer €18.000,- aan campagneonderzoek om de effecten en communicatieve werking van de introductiecampagne te meten.

De komende jaren moeten de verschillende campagnes die rijksorganisaties voeren op basis van het ZO-concept bijdragen aan gedragsverandering van medewerkers bij verschillende vraagstukken, zoals het goed en centraal opslaan van informatie, het schrijven van teksten voor openbaarmaking, het maken van afspraken door managers met hun teams, het volgen van trainingen en opleidingen, het bespreken van dilemma’s en het bewaken van gevoelige en geheime informatie.
 

De eerste, rijksbrede introductiecampagne die begin 2025 gevoerd wordt, heeft de volgende doelstellingen:

Weten: Managers en medewerkers maken kennis met ZO en weten dat dit staat voor zorgvuldig en open werken aan een transparante overheid.

Vinden: Managers en medewerkers vinden een open overheid belangrijk vanwege het belang van een transparante overheid voor de samenleving.

Praten: Managers en medewerkers voeren het onderlinge gesprek over informatiehuishouding en openbaarmaking.

Met de campagne willen we het ZO-concept lanceren op een energieke en opvallende manier en hiermee een vruchtbare fundering leggen om het concept verder uit te rollen in toekomstige (rijksorganisatie-specifieke) deelcampagnes die ingaan op concrete veranderingen en handelingsperspectief.

Ook willen we overheidsmedewerkers activeren om zelf na te denken en met elkaar in gesprek gaan over waarom zij een open en transparante overheid belangrijk vinden en waarom én hoe ze ZO willen werken.

Uit een analyse van verschillende onderzoeken blijkt dat rijksmedewerkers én managers belang hechten aan transparantie en openbaarheid, maar dit vertaalt zich niet altijd in duidelijke afspraken en veel onderlinge gesprekken over het onderwerp. Regelmatig heeft het gedrag dat we van medewerkers vragen, minder prioriteit dan andere werkzaamheden. Kortom: de positieve houding wordt niet altijd omgezet naar concreet gedrag.

Dit vraagt om een koepelconcept dat:

• Begrip wekt vanuit de doelgroep voor een Open Overheid. ‘Ik begrijp waarom dit belangrijk is’
• De houding verandert, van bijv. ‘Ik vind dit te veel werk’ naar ‘Ik vind dit belangrijk en wil hieraan bijdragen’
• De sociale norm verhoogt. ‘Anderen doen dit ook’
• Bijdraagt aan kennis, aansturing en self-efficacy (eigen effectiviteit, ‘ik kan het’) door makkelijk toepasbaar te zijn (in bijv. uitleg of lesmateriaal).

Het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) doet jaarlijks onderzoek naar kennis, houding en gedrag van medewerkers van de Rijksoverheid.

Uit het laatste onderzoek dat eind 2024 liep, blijkt dat respondenten het belangrijk vinden dat de overheid open en responsief is. Zij vinden dat het bijdraagt aan het vertrouwen van de samenleving in de overheid. Respondenten vinden het bovendien erg belangrijk dat de overheid zorgt voor een transparant en democratisch proces, dat de samenleving vertrouwen heeft in de overheid en dat de samenleving toegang heeft tot informatie van de overheid.

De rol die medewerkers zelf hebben, wordt door respondenten nog wel als iets minder goed beoordeeld ten opzichte van de houding. Respondenten zijn het in redelijk tot hoge mate eens met dat zij bijdragen aan een transparante overheid door zorgvuldig met informatie om te gaan. Tegelijkertijd is slechts iets meer dan de helft het eens met de stelling dat zij weten wat ze moeten doen om op een juiste manier te werken aan een open en transparante informatiehuishouding.

Als respondenten hun eigen gedrag moeten beoordelen, geven ze aan dat ze bijvoorbeeld zelf veelal wel goed hun informatie opslaan, maar dat dit bij collega’s vaak nog wel te wensen overlaat. 39% vindt dat (directe) collega’s overheidsinformatie goed opslaan. 34% kan de informatie van zijn/haar collega’s makkelijk terugvinden

De introductiecampagne is een initiatief van het Programma Open Overheid. Het programma werkt daarbij samen met ministeries en uitvoeringsorganisaties: zij kunnen binnen hun eigen organisaties meedoen met de campagne door de toolkit te benutten, eigen kanalen in te zetten en posters op te hangen.

Daarnaast is het de bedoeling dat rijksorganisaties na de introductiecampagne eigen campagnes ontwikkelen over voor hun relevante gedragsvraagstukken, gericht op hun eigen doelgroepen. Zo is VWS bijvoorbeeld bezig met het voorbereiden van een campagne om leidinggevenden en hun teams binnen het kerndepartement zelf actief afspraken te laten maken over het zorgvuldig omgaan met overheidsinformatie. BZK richt zich in een campagne op eigen medewerkers om hen te stimuleren om teksten op te stellen die geschikt zijn voor openbaarmaking.

De programma’s die zich bij ministeries bezighouden met de transitie naar een open overheid hebben hun enthousiasme uitgesproken over de ZO-campagne en hebben de intentie om hun  campagnes over een open overheid te voeren op basis van het ZO-concept, met eigen capaciteit en budget.

De jaarlijkse monitor die door RDDI wordt uitgevoerd laat zien of er sprake is van een stijging van herkenning van de ZO-campagne en gedragsintentie bij medewerkers.

Voor de introductiecampagne is de RDDI-monitor gebruikt als 0-meting. In maart volgt een apart onderzoek met een 1-meting.

In de nieuwe ambtseed is er ook aandacht voor een open overheid en de boodschap van de campagne met de volgende passage:

‘Ik ga zorgvuldig om met informatie. Ik draag bij aan een open overheid en weet ook dat ik vertrouwelijke informatie geheim moet houden.’

De inwerkingtreding van de nieuwe eed geeft richting aan activiteiten van het programma Open Overheid en is een mooi momentum om de campagne te lanceren.

• Neem contact op met Programma Open Overheid voor hulp en advies: , Nick van Gaalen. Nick.gaalen2@minbzk.nl, 06 2497 5858.
• Stel een briefing op voor je campagnebureau. Nog geen bureau? Organiseer een inkooptraject onder de raamovereenkomst communicatieadvies en -uitvoering.
• Gebruik de ZO-toolkit als basis voor je campagneontwikkeling: Basistoolkit koepelconcept Zorgvuldig & Open (ZO) | Publicatie | Open Overheid
• Wil je het campagneconcept bespreken met collega’s voor toetsing en advies? Je kan het bespreken met de campagnemanager van het programma Open Overheid of het brandteam met vertegenwoordigers uit het interdepartementale afstemmingsoverleg communicatie.
• Werk het concept uit in middelen en start je campagne.
• Meet de effecten van je inspanningen.
• Presenteer de resultaten in het afstemmingsoverleg.

Het ontwikkelen van deelcampagnes door rijksorganisaties gaat met eigen capaciteit en budget. Aan het gebruik van middelen en bouwstenen uit de toolkit, zijn geen kosten verbonden.

We streven naar kennisdeling over campagnes van rijksorganisaties in het afstemmingsoverleg. Bij veel enthousiasme en een grote behoefte aan het gepresenteerde campagnemateriaal kijkt het programma Open Overheid naar mogelijkhden om middelen en formats in de toolkit aan te bieden. Uiteraard kan je ook altijd toestemming vragen aan de organisatie die verantwoordeijk is voor de deelcampagne om middelen te gebruiken voor jouw campagne.

Neem contact op met de campagnemanager van ZO, Nick van Gaalen, 06 2497 5858.