Beleidsdossiers ‘op orde’ bij ministerie van Financiën
Als een van de eerste ministeries heeft Financiën de actuele beleidsdossiers ‘op orde’. Dat betekent dat de meest actuele beleidsdossiers betrouwbaar, volledig, vindbaar en toegankelijk voor collega’s zijn in het documentmanagementsysteem Digidoc. Voorbeelden van die actuele beleidsdossiers zijn staatsdeelnemingen of belastingverdragen.
Bij het ministerie van Financiën is het afgelopen halfjaar hard gewerkt aan het op orde krijgen van zo’n 200 dossiers over actuele beleidsonderwerpen. De veranderaanpak om ervoor te zorgen dat de collega’s op de juiste manier werken, is gebaseerd op de bewezen theorie dat, als collega’s het begrijpen en willen (top-down) en kunnen (bottom-up), dit ook gaan doen.
Beleidscollega’s en management werden tijdens het project Beleidsdossiers op Orde bewust gemaakt van hun maatschappelijke verantwoordelijkheid voor meer openheid en transparantie. En dat ze door op de juiste manier te werken óók hun collega’s helpen. Want door dossiers op orde te hebben is het aannemelijker dat wordt voldaan aan de Archiefwet en kunnen Woo-verzoeken sneller afgehandeld worden.
Het gezamenlijke vertrekpunt is de door de bestuursraad vastgestelde visie op openheid en transparantie 2026: waar staan we voor en hoe gaan we ervoor zorgen dat we daar komen? Op basis van deze visie is het kader beleidsdossiers ontwikkeld met een 10-tal basiscriteria. Om vervolgens de vraag van de collega’s “Hoe doe ik dat dan?” te beantwoorden is een interne campagne (zowel fysiek als online) gestart. Met onder andere korte filmpjes, checklists, naslagboekjes, posters en speciale pagina’s op rijksportaal met alle informatie. Daarnaast met een speciale training en ook ondersteuning op de afdelingen. Het resultaat: zo goed als alle 200 actuele beleidsdossiers zijn ‘op orde’ en bijna alle beleidscollega’s geven aan dat ze naast het begrijpen hóe ze moeten werken dat ook kúnnen en wíllen doen.
Nu is het tijd voor de volgende fase, de andere dossiers, zoals inkoop-, communicatie-, facilitaire en personeelsdossiers, om eenzelfde slag te maken. Ook wordt een begin gemaakt met historische dossiers. Het zijn mooie stappen onderweg naar een open en transparant ministerie van Financiën.