Ga direct naar inhoud

Informatie­huishouding in het hart van het beleid: geen gaten meer in digitaal geheugen

Nieuwsbericht | 06-12-2022 | 15:36

Elke dag worden er bij de rijksoverheid een half miljoen e-mails verwerkt. Hoe orden en archiveer je die, zodat ze snel beschikbaar zijn wanneer er een Woo-verzoek binnenkomt? Vanaf 1 januari starten de ministeries van Landbouw, Natuur en Voedsel­kwaliteit (LNV) en Economische Zaken en Klimaat (EZK) met de implementatie van de rijksbrede richtlijn e-mail­archivering, zodat straks grote hoeveelheden mails veilig worden gesteld. ‘We willen voorkomen dat we belangrijke correspondentie missen, en er gaps ontstaan.’

computer met toetsenbord
Beeld: ©Sjoerd van der Hucht / Mediatheek Rijksoverheid

Met het programma Transparantie in Informatie werken beide ministeries naar aanleiding van het actieplan Open op Orde via drie sporen aan een betere informatie­huishouding, actieve openbaar­making en een ondersteunende veranderaanpak. Binnen het spoor Informatiehuishouding is het doel informatieprofessionals te verster­ken, de omvang en aard van de informatie in beeld en op orde te hebben, de informatie­systemen en de besturing en beheer op orde te hebben. Behalve deelprojecten, zoals webarchivering en berichten­apps hoort daar ook e-mailarchivering bij.

Rijksarchivaris

Vanaf 1 januari gaat dit project live, vertelt Paul Faaij, projectleider informatiehuishouding van het programma Transparantie in Informatie, bij het ministerie van EZK. ‘E-mailarchivering liep al voor Open op Orde en wordt dan ook in gezamenlijkheid met de lijnorganisatie opgepakt. De reden dat we onze e-mails veilig gaan stellen, is dat we nog veel informatie missen, hoewel we al zoveel opslaan in de documentmanagementsystemen (DMS). Die e-mails blijven in inboxen steken. Conform de Archiefwet zou je een mailtje dat binnenkomt moeten opslaan in je DMS in het dossier waarop het betrekking heeft.’ Maar dat gebeurt dus maar heel beperkt. Volgens Faaij komt dat doordat ambtenaren kampen met een overload aan informatie, hoge werkdruk en met allerlei systeembelemmeringen. En zo komt er van alles niet in het archief, waarschuwde de Rijksarchivaris toen de rijksbrede richtlijn e-mailarchivering werd vastgesteld. Faaij: ‘Terwijl het wel gaat om belangrijke informatie. Wanneer er een Woo-verzoek binnenkomt moet je mede daardoor gaan zoeken in grote hoeveelheden informatie, waarbij dus ook door mailboxen heen.’

'We stellen onze e-mails veilig omdat we veel informatie missen'

Noodmaatregel

Vanaf 1 januari wordt dat dus makkelijker. De e-mails bij LNV en EZK worden na 10 weken 10 jaar bewaard. E-mails van sleutel­functies, zoals de ambtelijke top bijvoor­beeld, worden na 10 jaar over­gedragen aan het Nationaal Archief en zullen daar voor altijd worden bewaard. De rest wordt verwijderd na die 10 jaar. Faaij: ‘Medewerkers krijgen de gelegenheid om binnen die 10 weken mails uit te zonderen. Vanaf 1 januari krijgen ze de functionaliteit om mails in een privémap te slepen, van waaruit mails niet worden bewaard.’

De maatregel om e-mails veilig te stellen, is volgens Faaij slechts een noodmaatregel. ‘De e-mails worden op deze manier niet in context bewaard. Natuurlijk is de volgende stap dat mensen zelf hun e-mails opslaan in het DMS.’

‘We gaan het nu veiligstellen zodat er geen gaten in het digitale geheugen ontstaan,’ zegt Faaij. ‘Met deze noodmaatregel kunnen we in ieder geval informatie ophalen bij een Woo-verzoek, een parlementaire enquête, of wanneer er een andere informatie­behoefte is.’

Verder gaan beide ministeries werken met nieuwe software. Er wordt binnenkort een zaaksysteem geïmplementeerd op basis van OpenText Suite 16 (SIRIS), die daadwerkelijk de archivering ondersteunt. ‘Met dat systeem kun je ook gemakkelijk een mailtje opslaan door het te slepen vanuit Outlook naar SIRIS,’ legt Faaij uit. ‘Dan heb je meteen de mail in het goede mapje zitten, en is het dus goed gearchiveerd. Naast het veiligstellen als noodmaatregel, zetten we dus ook vooral in op het archiveren van mails in de juiste map in het nieuwe systeem. Daar starten we een campagne voor als onderdeel van de grotere veranderopgave.’

Veranderopgave

Want dat is wat je informatiehuishouding op orde krijgen is: een echte verander­opgave. Faaij: ‘Wat ik uiteindelijk graag zou willen zien, is dat informatiehuishouding meer in het hart van het beleid komt. Het is immers onderdeel van ons dagelijks werk. Het is belangrijk dat er een goed systeem staat, dat je kan helpen, maar ook dat het bewustzijn voor goede informatie­huishouding aanwezig is bij een dossier­verantwoordelijke.’

‘Het gaat echt om de combinatie van systeem, bewustwording en sturing op naleving. Een medewerker moet goed geholpen worden door intuïtieve systemen en ervaren dat het helpt vooraf mails goed op te slaan, omdat dat veel tijd scheelt als er bijvoorbeeld een Woo-verzoek binnen­komt. Wij geven vaak als tip om op vrijdagmiddag een halfuurtje te plannen om belangrijke mails te archiveren. Dat scheelt je enorm veel zoektijd als je later weer mails nodig hebt. Aanvullend hierop is er straks het vangnet, zodat we als ministerie geen belangrijke informatie missen.’

'Informatiehuishouding is onderdeel van ons dagelijks werk'

E-mailarchivering

De afgelopen decennia heeft e-mailverkeer bij de rijksoverheid zich ontwikkeld tot het voornaamste communicatiemiddel. De hoeveelheid jaarlijks verzonden en ontvangen e-mails is inmiddels zeer omvangrijk maar relatief weinig wordt bewaard. Tegelijkertijd is de behoefte aan vindbaarheid en toegankelijkheid van e-mail toegenomen. Hiervoor is vanuit het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) de handreiking Bewaren van e-mails rijksoverheid (2018) opgesteld. Met de handreiking wordt invulling gegeven aan richtlijnen voor het bewaren en archiveren van e-mails binnen het rijk. Het vormt de basis van het bewaren, selecteren, vernietigen en archiveren van e-mails bij de rijksoverheid. In 2020 is een aanvullend product opgesteld (Interpretatie van de Handreiking) waardoor er een set van eisen en wensen mee is gegeven voor de inrichting van een technische voorziening voor e-mailarchivering. Momenteel is het RDDI-project, in opdracht van Open op Orde, overgegaan tot de implementatiefase. Deze fase is gericht op het begeleiden van alle departementen bij zowel de organisatorische implementatie (doorvertaling van rijksbrede richtlijnen en producten naar departementale werkwijzen) als de technische implementatie (inrichting en invoering technische voorziening e-mailarchivering). Door middel van het delen van kennis en best practices is de ambitie dat alle departementen in deze fase van elkaar leren.

Uit: Vakblad Od