Wetten in de weg van toegankelijkheid
De overheid werkt hard aan het verbeteren van haar digitale informatiehuishouding en de toegankelijkheid daarvan. Merkwaardig genoeg staan daarbij soms, enigszins literair gezegd, wetten in de weg. Od Magazine ging hierover in gesprek met Jacqueline Rutjens, directeur van programma Open Overheid.
In de Woo is vastgelegd dat alle overheidslagen meerjarenprogramma’s moeten opstellen waarin staat hoe ze hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk maken. In die programma’s staan langetermijndoelen voor de manier (en zo nodig het verbeteren daarvan) waarop digitale documenten worden gemaakt, geordend, bewaard (of vernietigd) en ontsloten, en de stappen die daarvoor op korte termijn worden gezet. Voor die veranderopgave is tot eind 2026 een bedrag van 787 miljoen euro extra beschikbaar gesteld voor de rijksoverheid. Het doel: een open en responsieve overheid. Jacqueline Rutjens is directeur van Open Overheid, het programma om de informatiehuishouding en openbaarheid van de rijksoverheid te verbeteren. Dat wordt onder meer gedaan door de informatiehuishouding “volwassen” te maken. Ook waakt het programma voor een goede uitvoering van de wetgeving op het gebied van openbaarheid en archivering. De afgelopen jaren is er al veel bereikt, stelt Rutjens, onder meer op het terrein van de volwassenheid. ‘Daarin onderscheiden we vier niveaus. Ooit zijn we bij de overheid begonnen op niveau 1, waarbij je ad hoc reageert op gebeurtenissen. Inmiddels zitten we op 2.3 – processen zijn herhaalbaar, verantwoordelijkheden beschreven – en we groeien verder: we trekken mensen aan, geven opleidingen en beschrijven onze werkprocessen. Het streven is om eind 2026 op niveau 3 tot 4 te zitten, dat wil zeggen strategie en visie hebben en werken volgens de vereiste kaders. Zover zijn we nog niet, er is nu nog geen eenduidig beleid en er zijn geen eenduidige processen.’
Er zijn 35 weten en regels die iets met de informatiehuishouding vandoen hebben.
Richting en duidelijkheid
Een probleem in dit proces is dat de vele wetten die op de een of andere manier betrekking hebben op de informatiehuishouding elkaar soms in de weg zitten. De VNG heeft een paar jaar geleden onderzoek gedaan naar de wetgeving rond informatie. Daaruit bleek dat er in totaal 35 wetten en regels zijn die iets met de informatiehuishouding vandoen hebben, met als bekendste de Wet open overheid, de Archiefwet en de AVG, maar bijvoorbeeld ook in de Omgevingswet speelt informatievoorziening een belangrijke rol. Zowel die wetten als de organisaties die ermee moeten werken hebben uiteenlopende doelstellingen. Er is informatie bestemd voor openbaarmaking aan burgers, informatie die nodig is voor het afleggen van verantwoording en informatie die voor bedrijven van belang is. Soms zijn er spanningen tussen die categorieën; voor de mensen die de informatie beheren is het niet precies duidelijk hoe ze daarmee om moeten gaan. Rutjens: ‘We werken eraan om op volwassenheidsniveau 3 te komen, maar daarbij stuiten we op de verschillende opvattingen in die wetten. Moet je bijvoorbeeld concepten van stukken nu wel of niet bewaren en hoelang? Hoe gaan we om met de berg aan digitale informatie? Zo veel mogelijk bewaren en daarmee verzanden bij verzoeken om openbaarheid of snel ordenen en het risico dat informatie verloren gaat? Bovendien hebben we vaak ook verschillende ideeën over wat volgens een bepaalde wet wel of niet mag.’