Bij een transparante overheid hoort ook open inkoop

Over deze interviewserie

Nederland wil een open en responsieve overheid bevorderen. In dat kader stelt het een nationaal Actieplan Open Overheid op. Het vijfde actieplan, dat een looptijd heeft van 2023 tot 2027, bestaat uit 17 actiepunten binnen 7 thema’s. Deze thema’s zijn afkomstig van het manifest Over Informatie Gesproken van de gelijknamige maatschappelijke coalitie. Ze omvatten onder andere het verbeteren van de toegankelijkheid van informatie, het betrekken van burgers bij besluitvormingsprocessen en het stimuleren van een cultuuromslag naar meer openheid binnen overheidsorganisaties.

Het doel van deze interviewserie is om inzicht te geven in het Actieplan Open Overheid 2023-2027 door middel van 17 gesprekken met de actiehouders van elk actiepunt. De interviews zullen de kernvragen rond elk actiepunt belichten en de relevantie, uitdagingen, successen en resultaten in kaart brengen. In dit interview spreken directeur Inkoop-, Facilitair- en Huisvestingsbeleid Rijk en Chief Procurement Officer (CPO) André Weimar en manager Inkoopinformatie Rijk Peter Specker over actiepunt 13: open inkoop. Actiehouder is het ministerie van BZK, in samenwerking met: Open State Foundation, andere ministeries, Inkoopuitvoeringscentra van het rijk (IUC’s).

Hoe zijn jullie in je werk met open inkoop bezig?

Specker: ‘Ik heb als architect de website Zakendoen met het Rijk laten bouwen, met EU-subsidie. Deze website is per 1 december 2022 openbaar gegaan en bevat alle openbare informatie over de generieke inkoop door het rijk. Zoals laptops en bedrijfskleding. Met het actiepunt Open Inkoop is het voornemen om Zakendoen met het Rijk te vervolmaken en uit te breiden met de specifieke inkoop van het rijk. Bijvoorbeeld voor de uitgaven aan rijkshuisvesting.’

Weimar: ‘Mijn verantwoordelijkheid is dat de inkoop door het rijk goed is georganiseerd met de juiste werkverdeling. Mijn rol is Chief Procurement Officer Rijk.’

Wat houdt open inkoop in?

Weimar: ‘Wij kopen per jaar 16,2 miljard euro in als rijk. Daarbij staat de sociale impact van de inkoop voorop, zoals duurzaamheid en inclusie. Die combinatie van groot geld en de sociale impact maakt de rijksinkoop complex. Alleen het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft al zo’n 47.000 leveranciers. De inkoop door het rijk is zo groot dat de markt, met wie wij zakendoen, het overzicht niet heeft. Met name kleine leveranciers moeten veel investeren in kennis en expertise om mee te kunnen dingen naar de aanbestedingen die wij op de markt zetten. De essentie van open inkoop is dat onze inkoopstrategie, en hoe we het doen met aanbestedingen, transparant is. En open, makkelijker en toegankelijker wordt. Dat geeft inzicht in waar wij voor staan met duurzame inkoop en geeft bedrijven meer mogelijkheden om goede offertes te doen. Dat is het belang van de belastingbetaler en dat is eigenlijk ons hoofddoel. Ook zijn we bezig met de ontwikkeling van een app voor de website, die het nog makkelijker moet maken voor partijen om met ons zaken te doen. In september presenteren we deze app op een openbare bijeenkomst van iBestuur.’

Waarom is open inkoop zo belangrijk voor de overheid?

Weimar: ‘Als overheid hoor je gewoon transparant te zijn. En dat kunnen we ook wel, dat is de kunst niet. Het gaat erom die transparantie goed te organiseren. Alleen door goed te structureren kun je zaken ook makkelijk toegankelijk maken.’

Specker: ‘Cruciaal is dat we met de website eigenlijk antwoord geven op de vragen van burgers en bedrijven, in plaats van hen te vertellen wat ze moeten doen. We hebben dus het perspectief omgedraaid. Wat willen jullie nu van ons weten? Voor de architectuur van onze website hebben we dan ook veel bedrijven geïnterviewd.’

Hoe kijkt men intern tegen open inkoop aan?

Weimar: ‘Een van de grootste uitdagingen was de weerstand die intern ontstond als je het hebt over meer open en transparant zijn. Toen Peter met zijn plannen kwam was er binnen de Interdepartementale Commissie Inkoop en Aanbesteding, waar ik toen voorzitter was, bijna oproer. Daar krijgen we toch alleen maar veel meer werk van? Moeten we dat allemaal wel willen? Toen we openbaar gingen, bleek er helemaal geen extra werk te zijn. Sterker nog, ik denk dat het ook juist heel veel vragen heeft voorkomen. Want je kan nu gewoon bij de informatie.’

Waren er nog meer hobbels te nemen?

Specker: ‘Een andere grote uitdaging voor ons was om de enorme wirwar aan websites en informatiekanalen over inkoop terug te brengen tot een geordend geheel.’

Welke voordelen brengt de nieuwe aanpak met zich mee?

Specker: ‘Ik durf de uitspraak aan dat het aantal Woo-verzoeken door onze informatie echt is verminderd. Gewoon omdat we, wanneer we de vraag krijgen, bedrijven en burgers kunnen doorverwijzen naar Zakendoen met het Rijk. Daar staat alles wat openbaar is. Als je daarna nog vragen hebt, kun je bij ons terugkomen. Dat scheelt natuurlijk een hoop werk. Je hoeft nu niet steeds bij elke vraag in de archieven te duiken. Verder bestaat de website nu ruim een jaar en is ruim 54.000 bezocht. Er zijn duizenden informatiebronnen gedownload. Dat betekent dat men ook echt informatie vindt die men zoekt.’

Hoe kijken jullie naar de toekomst?

Weimar: ‘De impact van wat we doen is maatschappelijk gezien groot. Transparantie is nodig voor een volwassen democratische samenleving. Natuurlijk heb je bestuurlijke ruimte nodig om je werk te doen, maar als democratie moet je transparant en toegankelijk zijn. Ook op het terrein van inkoop. Ik hoop dat we straks een open inkoopparadijs hebben bereikt, waarin leveranciers beter kunnen werken. Ook hoop ik dat onze aanpak navolging krijgt bij gemeenten, provincies en andere overheden. Daar zijn ook samenwerkingsverbanden in te bedenken.’

Specker: ‘Waar we ook naartoe willen is meer dialoog via de website. Dat bij vragen ook mensen van universiteiten erop reageren en advies geven en meedenken. Dat iedereen, die dat wil, daarop mee kunnen kijken. Meer dialoog geeft maatschappelijk draagvlak.’