Multidisciplinair samenwerken is sleutel tot succes
‘Het werken in deze multidisciplinaire teams is een nieuwe werkvorm,’ vertelt Willeke Ducaat, project- en programmamanager bij I-Interim Rijk, de organisatie die interim professionals inzet voor de rijksbrede I-ambities. ‘Wat we de laatste jaren merken, is dat de opgaven zo complex zijn dat je er niet komt met alleen een programmamanager en extra mensen. Kijk bijvoorbeeld naar het programma Open op Orde en de actieplannen die heel snel moesten worden opgesteld. Daarom zijn we in oktober 2021 begonnen om multidisciplinair samen te werken met Doc-Direkt, de rijksorganisatie en expert op het gebied van de informatiehuishouding. Wij brengen projectleiders en architecten in, en zij informatiespecialisten.’
Informatiehuishouding op orde
Inmiddels werken er 40 mensen in het samenwerkingsverband. Wanneer een organisatie een verzoek indient voor hulp bij haar informatiehuishouding, gaat een klein team van 2 tot 4 mensen op pad. ‘We komen ondersteunen en helpen bij de aanpak, en bij de inbedding van die aanpak in de organisatie,’ legt Ducaats collega Klasien Postma uit. ‘Uiteindelijk moet een organisatie het zelf ook kunnen.’ Postma is enterprise architect bij I-Interim Rijk. ‘Als we binnenkomen, kijken we eerst wat voor informatie er is en waar die is te vinden,’ zegt ze. ‘Vervolgens creëren wij overzicht en inzicht door alles samen te brengen in een model, te beginnen met de primaire processen met een wettelijke grondslag. Zo zorgen we ervoor dat iedereen een gedeeld beeld krijgt van de informatiehuishouding.’ Ducaat vult aan: ‘Daarnaast helpen we ook met verplichte verbeter- acties uit de actieplannen van Open op Orde, zoals website-archivering, e-mailarchivering, opschonen van netwerkschijven en opschonen van documentmanagementsystemen zoals Digidoc.’