Lichte stijging volwassenheidsniveau informatiehuishouding Rijk
Een open en transparante overheid staat of valt met een goede informatiehuishouding. Om dat voor elkaar te krijgen moeten rijksorganisaties eind 2026 een volwassenheidsniveau tussen 3 en 4 halen. Dat geldt voor de vier pijlers die samen de basis voor een goede informatiehuishouding vormen: professionals, volume en aard van informatie, informatiesystemen en sturing en naleving. Ieder jaar rapporteren rijksorganisaties en stelselpartijen over de voortgang van deze verbeteropgave aan het programma.
Uit de analyse over 2023 blijkt dat het volwassenheidsniveau opnieuw licht is gestegen. Afgerond blijft de volwassenheid op hetzelfde niveau als in 2022, namelijk niveau 2 ‘herhaalbaar’.
Lees meer over de volwassenheidsniveau’s op Rijks ICTDashboard.
Groei kost tijd
De programma’s die rijksorganisaties hebben ingericht om hun actieplannen uit te voeren zijn professioneler en klaar voor de realisatiefase. Resultaten, in de vorm van groei op elke actielijn, zijn nog beperkt zichtbaar. De actielijnen hangen nauw met elkaar samen. Ook zijn organisaties afhankelijk van veel factoren, zoals: beschikbare capaciteit en rijksbrede voorzieningen of afspraken. Het verbeteren van de volwassenheid op informatiehuishouding is een meerjarig traject.
Stand van zaken per actielijn
In het generiek actieplan is bepaald dat organisaties hun verbeteropgave voor informatiehuishouding inrichten langs vier actielijnen; Professionals, Volume en aard van informatie, Informatiesystemen en Sturing en naleving. De huidige stand van zaken per actielijn is als volgt:
Actielijn 1: Professionals
- De meeste organisaties weten inmiddels wie ze nodig hebben voor informatiehuishouding, maar zijn nog niet in staat om de benodigde capaciteit voldoende aan te trekken.
- Trainingen en opleidingen zijn beschikbaar, maar worden nog niet overal ingezet.
- Er zijn gedragsrichtlijnen en er is aandacht voor de informatiecultuur binnen de organisatie, maar het gewenste gedrag is nog niet altijd zichtbaar. Ook wordt hier nog niet altijd op gestuurd.
Actielijn 2: Volume en aard van informatie
- De meeste organisaties hebben meer inzicht gekregen in de informatie die in de organisatie aanwezig is. Maar de uitvoering van informatiebeheer loopt nog niet overal naar wens.
- Dat komt, onder andere, doordat informatiebeheerplannen nog niet voor alle werkprocessen en ICT-applicaties zijn gemaakt.
- Ook is het doorzoeken van informatie nog lastig, bijvoorbeeld omdat organisaties nog gebruik maken van netwerkschijven.
- Verder vraagt het implementeren van de ontwikkelde richtlijnen, bijvoorbeeld over hoe we omgaan met chatberichtenarchivering, om veranderingen in gedrag.
Actielijn 3: Informatiesystemen
- Veel organisaties hebben de opslag van informatie (deels) geregeld. Maar het vindbaar maken en beschikbaar stellen van informatie is bij veel organisaties nog niet goed geregeld.
- Daarvoor ontbreekt nog een overkoepelende structuur.
Actielijn 4: Sturing en naleving
- De meeste organisaties geven aan dat er op directieniveau aandacht is voor informatiehuishouding en dat verantwoordelijkheden voor informatiebeheer zijn gedefinieerd.
- De meeste organisaties zijn ook in staat om maatregelen te definiëren om de informatiehuishouding te verbeteren.
- De kwaliteit van de informatiehuishouding wordt door de meeste organisaties gemonitord, maar er wordt nog niet overal periodiek en gestandaardiseerd geëvalueerd.
Vervolgstappen
Om de ambitie om in 2026 minimaal volwassenheidsniveau 3 te halen te bereiken neemt het programma een paar concrete vervolgstappen.
- Vraag (van rijksorganisaties) en generiek aanbod worden door middel van kwartaalsessies dichter bij elkaar gebracht. Zo wordt duidelijker wat er nodig is om de rijksbrede veranderopgave te versnellen en ondersteunen. De eerste vraag- en aanbodsessie is op 13 maart 2024.
- Doordat generieke projecten niet meer jaarlijks, maar minimaal ieder kwartaal rapporteren over de voortgang kan zoveel mogelijk voorkomen worden dat er onder- of overbesteding plaatsvindt. Middelen kunnen, eventueel anders worden ingezet.
- De jaarlijkse uitvraag wordt voor de volgende meting (de 3-meting) scherper geformuleerd, zodat er meer ruimte is voor verklaring en toelichting.