“Als je mensen de kans geeft om hun ervaringen en frustraties te delen, ben je al een heel eind”

Wat betekent zorgvuldig en open werken voor jou?

“Zorgvuldig en open werken betekent voor mij dat we transparant, integer en doordacht met elkaar samenwerken. Je voert je werk met aandacht en precisie uit en de informatievoorziening is op orde. Als informatievoorziening niet goed geregeld is, kunnen collega’s en burgers niet op tijd en correct geïnformeerd worden. Aan de andere kant moet informatie ook goed beveiligd zijn: bepaalde gegevens, zoals die van atleten of dopingcontroles, mogen niet zomaar naar buiten komen.  

Door zorgvuldig te werken, verklein je de kans op fouten en zorg je voor kwaliteit. Openheid helpt om vertrouwen te scheppen, zodat collega’s en externe partijen weten waar ze aan toe zijn. Bovendien maakt het samenwerking effectiever en prettiger. Door open te zijn over wat er speelt en informatie goed te structureren, komen we tot betere ideeën en ontdekken we samen meer.”  

Waarom vind je zorgvuldig en open werken belangrijk?

“Ik vind het belangrijk dat je toegankelijk bent, zowel in samenwerking als in communicatie, zowel intern als extern. Zorgvuldige en open informatievoorziening zorgt ervoor dat we beter samenwerken en elkaar beter informeren. Het voorkomt dat burgers of stakeholders moeten zoeken naar informatie of telkens moeten navragen waar ze bepaalde documenten kunnen vinden. Het ideaal is dat een burger alleen maar hoeft in te tikken wat hij zoekt en dat de informatie direct beschikbaar is. Daar wil ik naartoe werken.  

Daarnaast zie ik dat het vertrouwen in de overheid afneemt. Dat vind ik jammer, want ik ben trots op mijn werk bij de Dopingautoriteit en eerder bij het RIVM. We werken er hard aan om iedereen op een zorgvuldige en open manier bij ons werk te betrekken. Als we transparanter worden in hoe we informatie verstrekken en hoe we samenwerken, kunnen we helpen om dat vertrouwen weer te herstellen.  

Natuurlijk zijn er beperkingen door wet- en regelgeving. Niet alle informatie kan openbaar worden gemaakt, zoals atleetgegevens en bepaalde dopingcontrolegegevens. Maar voor de meeste informatie geldt dat deze prima openbaar kan. Ik ben voorstander van actieve openbaarmaking en we zijn daar ook al mee bezig.”

Kun je voorbeelden geven van zorgvuldig en open werken in jouw werk?

“Een concreet voorbeeld is hoe verschillende teams binnen een organisatie met informatie omgaan. Stel, er is een team dat documenten nog steeds via e-mail deelt, met verschillende versies die door elkaar lopen. Een ander team werkt juist in een goed ingerichte samenwerkomgeving waarin documenten eenvoudig en transparant te vinden zijn. Als je open en transparant werkt, kun je het goede voorbeeld geven: ‘Kijk eens hoe wij het doen. Misschien kunnen jullie hiervan leren en het toepassen op jullie eigen proces.’

Bij het RIVM zag ik grote verschillen in werkwijzen. Sommige mensen bewaarden documenten simpelweg op een netwerkschijf, zonder enige structuur. Dat is geen archiveren, dat is wegzetten en nooit meer naar omkijken. Terwijl er een goed archiefsysteem beschikbaar was. Door samen te werken en ervaringen te delen, kun je mensen bewuster maken van betere werkwijzen.  

Een ander voorbeeld is de pilot die ik bij het RIVM heb gedaan met de toolkit Open Overheid Informatiehuishouding. Veel medewerkers zagen archivering en informatiebeheer niet als hun verantwoordelijkheid. Ze dachten: ‘Mijn taak is om een product af te leveren, niet om na te denken over wat daarna met het document gebeurt.’ Maar informatiebeheer is onderdeel van het hele proces, van creatie tot publicatie. Door hierover in gesprek te gaan en te laten zien hoe eenvoudig het kan zijn, verander je die mindset.”

Wat zou je collega's willen meegeven als het gaat om zorgvuldig en open werken?

“Zorgvuldig en open werken verbetert niet alleen de kwaliteit van je werk, maar ook de samenwerking en het werkplezier. Hoe vaak hoor je niet: ‘Waar is dat document gebleven?’ of ‘Die collega is weg, en nu kunnen we niets meer vinden?’ Door transparanter te werken en informatie beter te organiseren, voorkom je die frustraties en creëer je een effectievere samenwerking.  

Ik probeer mijn collega's te laten zien hoe we zaken op een uniforme en gestructureerde manier kunnen opslaan. Natuurlijk kost dat in het begin wat moeite, zeker bij mensen die al jaren op een bepaalde manier werken. Maar door met hen in gesprek te gaan en te laten zien hoe het makkelijker en beter kan, ontstaat er uiteindelijk begrip en bereidheid om dingen anders aan te pakken.  

Een belangrijke les die ik heb geleerd: ga gewoon het gesprek aan. Veel mensen zien informatiebeheer als iets saais of stoffigs. Maar als je hen laat zien hoe ze hun werk makkelijker kunnen maken, staan ze er vaak wél voor open. Ik heb meerdere keren meegemaakt dat iemand zei: ‘Ons documentbeheersysteem is veel te ingewikkeld.’ Maar zodra ik ze een demo gaf en liet zien dat ze met een simpele ‘drag-and-drop’ functie documenten konden opslaan, viel het kwartje. Opeens was het niet meer zo moeilijk.  

Mijn ervaring is dat als je mensen de kans geeft om hun ervaringen en frustraties te delen, je al een heel eind komt. Door met elkaar in gesprek te blijven en samen te zoeken naar betere werkwijzen, kun je echt verschil maken.