Netwerkschijf sluiten: gewoon doen
Veel collega’s slaan nog vaak documenten op netwerkschijven. Met als gevolg dat documenten dan moeilijk te vinden en over te dragen zijn. De directie woningbouw besloot daarom om de stap gewoon te zetten en de G-schijf af te sluiten. Simon Kester en Shirley Lucas van directie woningbouw hielpen om alles in goede banen te leiden.
Het sluiten van de netwerkschijf had wel een lange aanloop, vertelt Shirley. ‘Je wilt eerst de neuzen dezelfde kant op hebben voordat je aan zo’n klus begint. Dan weet iedereen ook waar je het voor doet.’ Zo kwam er een werkgroep met een afvaardiging per afdeling en werd er geïnventariseerd wat er allemaal komt kijken bij het opruimen van de netwerkschijf en het overzetten naar Digidoc Online. Kan alles in Digidoc Online? Zijn er genoeg mensen beschikbaar en wie gaat dat dan doen? Met een planning en een plan van aanpak ging de directie van start.
Nieuwe manier van samenwerken
Bij het maken van een plan van aanpak bleek al snel dat de overgang naar Digidoc Online niet simpel zou zijn. Simon vertelt: ‘Sommige afdelingen werkten al voornamelijk in Digidoc Online. Maar op andere afdelingen was Digidoc Online nog niet volop in gebruik en was er dus een andere aanpak nodig om ervoor te zorgen dat Digidoc Online onderdeel werd van de werkwijze.’
Daarnaast hielp de beeldvorming over het DMS niet altijd bij het creëren van een nieuwe werkwijze. ‘Veel medewerkers hebben het idee dat Digidoc Online alleen voor beleidsdocumenten is die de lijn in gaan’, zegt Simon. ‘Maar het gaat om meer dan dat. Digidoc Online is het centrale systeem om belangrijke informatie in op te slaan. Zo kan iedereen snel en makkelijk informatie vinden bij bijvoorbeeld een Woo-verzoek of overdracht naar een collega. Werken in Digidoc Online is een manier van samenwerken. Het vertrouwen in het systeem was er nog niet altijd.’
Werkzaamheden in stukken ophakken
Gedragsverandering blijkt dus nog best lastig. ‘Dat had ook te maken met het vrijmaken van capaciteit en tijd’, zegt Shirley. Daarom was het heel fijn om samen met het team alle werkzaamheden in stukken op te hakken.’ Denk bijvoorbeeld aan het aanwijzen van een dossierhouder per map, het letten op dubbelingen bij het inventariseren van wat er naar Digidoc moet en het verwijderen van bestanden van de G-schijf.
Met z’n allen
De directie kreeg daarbij ook hulp van de informatiecoördinator vanuit het programma BZK Transparant. Met een workshop over e-mailarchivering, verschillende tools en handreikingen en opruimdagen en inloopspreekuren werden medewerkers toch enthousiast. ‘Dat zorgde ervoor dat iedereen bereid was om mee te werken’, zegt Shirley. ‘Zo’n besluit om een netwerkschijf te sluiten lijkt enorm, maar als je het met z’n allen doet, valt het uiteindelijk mee.’ ‘En het helpt ook als je het een beetje leuk maakt met hapjes bijvoorbeeld’, voegt Simon daaraan toe.