“Goed dat openbaarmaking moet, maar de schoen wringt bij de uitvoerbaarheid”
“Doe niet zo moeilijk. Zeg gewoon wat je wilt, dan kijk ik of ik dat boven tafel kan krijgen.” Woo-coördinator Jacomijn Kuiper is pragmatisch ingesteld. Naar verzoekers, maar ook naar beleidsambtenaren. Vooral om het werk behapbaar te houden, want Woo-verzoeken zijn de laatste jaren steeds complexer geworden.
Jacomijn behandelt zo’n negen jaar de Woo-verzoeken (voorheen Wob) die bij Defensie binnenkomen. Eerst deed ze dat samen met één collega, inmiddels telt het team vijf functionarissen en een ondersteuner. Sinds 2020 stuurt zij het team aan. Jaarlijks behandelt ze met haar team 100 tot 130 Woo-verzoeken. 'Dat doen we redelijk, al valt veel ook buiten de beslistermijnen. En natuurlijk zijn verzoekers daar niet altijd blij mee, maar veel mensen hebben er wel begrip voor.'
Niet méér verzoeken, wel breder en complexer
Sinds de invoering van de Wet open overheid (Woo) op 1 mei vorig jaar zijn er niet méér verzoeken binnengekomen, wel merkt ze dat verzoeken breder worden. Verzoekers vragen vaker naar alle documenten over een bepaald onderwerp. 'Laatst had ik iemand die vroeg naar informatie over alle missies en operaties. Daar kan ik niets mee. Wat bedoel je precies? Irak, Afghanistan, Mali? Gaat het om maritieme missies of juist missies van de luchtmacht? Missies uit het verleden of huidige missies? Er is ook al zoveel bekend over alle missies en operaties van Defensie, het is aan mij om dan met verzoeker te overleggen. Waar ben je naar op zoek? Wees iets duidelijker in wat je wilt weten. Maar soms hebben mensen ook geen idee waar je alle overheidsinformatie kunt vinden. Daar kan je iemand dan ook weer mee helpen."
Verzoeken zijn ook complexer geworden. 'Voorheen maakte ik nauwelijks e-mails openbaar. Een verzoeker had genoeg aan officiële nota’s en misschien af en toe een e-mail. Verder niets. Nu zeggen ze: één rapportje? Daar doe ik het niet voor. Ik wil ook alle afstemming, de e-mails én de app’jes.'
Per verzoek komt er daarom veel werk bij. Als de verzoeker daarom vraagt, moeten ook interne nota’s, notulen, samenvattingen, conclusies en andere interne stukken, volgens de vastgestelde regels in de Woo, openbaargemaakt worden. Plus de correspondentie daarover, die inmiddels vaak via e-mail en chat verloopt. Goed dat dat moet, maar de schoen wringt bij de uitvoerbaarheid, vindt Jacomijn. 'Zolang de informatiehuishouding niet op orde is, documenten, e-mails en chats dus niet goed gearchiveerd worden, kost het heel veel tijd en is het in sommige gevallen niet te doen om al die documenten bij elkaar te vinden.'
Persoonlijk contact en daadkracht
Met persoonlijk contact, daadkracht en af en toe een grote mond krijgt ze het in veel gevallen toch voor elkaar om te voldoen aan Woo-verzoeken. 'Als ik een verzoek binnen krijg, stuur ik altijd een ontvangstbevestiging. Ik stel mijzelf voor en zeg dat ik ga kijken welke informatie er is. Als ik iets gevonden heb dat openbaar mag, dan laat ik dat weten aan de verzoeker, dat het besluit er bijvoorbeeld aan komt. Ook als er geen informatie is of openbaar gemaakt kan worden. Daarbij geef ik altijd mijn nummer. Mochten ze vragen hebben dan kunnen ze mij bellen, appen of mailen. Op die manier houd je het contact ook een beetje makkelijk voor de verzoeker.'
Lees ook het interview met Bas van Beek, Woo-specialist en onderzoeksjournalist bij Follow the Money
Ze ziet dat die houding niet voor iedereen is weggelegd. 'Je moet ook durven om met een verzoeker in onderhandeling te gaan. Durven aangeven welke informatie je wel en niet hebt. Als je net begint of ondersteunend medewerker bent die alleen informatie lakt, kan dat best lastig zijn.'
Aan de andere kant staat ze ook haar mannetje bij beleidsmedewerkers als ze op zoek is naar informatie over een onderwerp. 'Soms sta ik bij iemand aan zijn bureau: geef mij even al je e-mail over dit onderwerp. Of ik vraag je om je WhatsApp te geven, waarin je per ongeluk hebt gezet dat je baas een idioot is. Niet iedereen is daar blij mee. Dan moeten mijn collega’s wel het vertrouwen hebben ik goed met die informatie omga.'
Als openbaarmaking geweigerd wordt
'Soms weigert iemand openbaarmaking van bepaalde stukken, omdat ze bijvoorbeeld vinden dat het om een bepaalde reden niet openbaar gemaakt kan worden. Ik ga dan wel de discussie aan. Dat kan hoog oplopen, op het scherpst van de snede. Natuurlijk luister ik naar mensen die ergens echt verstand van hebben, maar ik heb verstand van openbaarmaking. Ik weet welke uitsluitingsgronden gelden en of informatie daar wel of niet onder valt. Soms zijn de argumenten niet goed genoeg en dan lak ik het dus ook niet.'
Jacomijn ziet dat collega’s er wel meer bewust van zijn dat documenten openbaar gemaakt kunnen worden. 'Daar zijn we bij Defensie al tijdens de Wob mee begonnen. Als je bij Defensie begint krijg je een introductie waarin we Open op Orde en de Woo uitleggen, dat je zelf verantwoordelijk bent voor je archief en dat stukken dus openbaar kunnen worden. Vroeger wist niemand wat de Wob was, nu weet iedereen wat het is en wie wij zijn. Daar hebben we dus zeker winst behaald.'