Chatberichten archiveren
Chatten is tegenwoordig een van de meest gebruikte vormen van communiceren. Ook binnen de overheid worden chat applicaties continu gebruikt. Chats die over zakelijke onderwerpen gaan zijn informatie die toegankelijk moete zijn voor iedereen die dat in wil zien. Dat is waar het binnen chatarchivering om draait.
Chats archiveren is noodzakelijk maar uitdagend
Het kabinet ziet ook het belang in van een goed georganiseerde chatarchivering. In een reactie op diverse adviezen en rapporten heeft het kabinet geconstateerd dat het huidige beleid gewijzigd moet worden.
Onze nieuwe ambitie is om zakelijke berichten voor sleutelfunctionarissen en bewindspersonen efficiënt in beheer te nemen waarbij we voldoen aan de Archiefwet, Wet open overheid (Woo) en de privacywetgeving (AVG). Dit is een grote ambitie.
Allereerst werken we hard aan de technische haalbaarheid. De hoeveelheid verstuurde berichten is groot en vaak lopen zakelijke, privé en partijpolitieke zaken in chats door elkaar heen. We hebben een goed doordachte technische infrastructuur nodig en applicaties die makkelijk te hanteren zijn. Alles universeel en toepasbaar op alle departementen.
Naast de techniek moeten we ook rekening houden met de privacy van de verzenders en ontvangers en veiligheid van de informatieverzameling . Pas als aan alle wetgeving wordt voldaan bieden we hen het vertrouwen dat er veilig en verantwoord met hun berichten wordt omgegaan.
We weten dus wat de uitdagingen zijn die voor ons liggen. Het behalen van onze ambitie is als het beklimmen van een bergtop. Stap voor stap komen we dichterbij ons doel en soms moeten we de route aanpassen zolang deze maar omhoog gaat.
Een belangrijke eerste stap op deze route is de start van een pilot waarin we de komende maanden toetsen of de manier van archiveren die we voor ogen hebben technisch haalbaar en uitvoerbaar is. Aan de pilot doen vier departementen mee, de zogenaamde sponsorgroep.
Er is een samenvatting van het plan van aanpak chatarchivering beschikbaar met daarin informatie over het project waaronder de doelstellingen, de uitdagingen, de pilot en een tijdlijn.
Een verandering in gedrag is noodzakelijk
We zijn ons bewust dat een open overheid en dus ook chatarchivering de relatie met de samenleving rigoureus verandert. Dit kan alleen als het gedrag wat we als rijksmedewerkers gewend zijn te vertonen, ook mee verandert. We besteden hier veel aandacht aan en helpen medewerkers stapsgewijs te beseffen wat het gewenste gedrag is in de nieuwe situatie en hoe ze dit op een natuurlijke manier overnemen. Vertrouwen en verantwoordelijkheid zijn daarbij belangrijke speerpunten.
Instrumenten en diensten rondom chatberichten archiveren
Instrumenten en diensten die medewerkers helpen de ambities te realiseren zijn continu in ontwikkeling en zullen wanneer deze klaar zijn hier worden gedeeld. Voor nu zijn al een aantal belangrijke documenten in te lezen, namelijk:
Kabinetsreactie chatberichtenarchivering
In de kabinetsreactie zijn de hoofdlijnen van het nieuwe beleid en de daarbij behorende gedragsregels te vinden. Het kabinet vindt dat het huidige beleid van berichten archiveren niet goed genoeg is. De doelstelling is om het beter en duurzamer te doen. Daarom wordt er een pilot gestart om te testen wat de mogelijkheden zijn. Als de uitkomst positief is dan wordt er een uitvoeringsplan in gang gezet dat uiteindelijk moet leiden dat de berichten van bewindspersonen en sleutelfunctionarissen veilig en duurzaam worden bewaard.
Aangepaste tijdelijke instructie chatberichten bewindspersonen
Dit document is een handige instructie voor bewindspersonen en hun medewerkers hoe ze met chatberichten om moeten gaan. Alleen zakelijke en bestuurlijke berichten mogen bewaard worden. Daarom is het handig dat bewindspersonen en hun medewerkers weten wat precies zakelijk is en wat privé of partijpolitiek. Aan de hand van concrete voorbeelden worden ze geadviseerd hoe ze hiermee om moeten gaan.
Handout chatarchivering instructie
Dit document bevat dezelfde instructie als het document ‘Aangepaste tijdelijke instructie chatberichten’ maar geeft eveneens een aantal mijlpalen in de nabije toekomst weer. Er moeten nog veel stappen gezet worden voordat het archiveren van berichten gebeurd volgens de nieuwe ambitie van het kabinet. In de planning staan daarom de belangrijkste momenten over wanneer, wat verwacht wordt.
Chatarchiveren procesorganisatie
Het project van het archiveren van berichten is groot en er zijn veel partijen binnen de rijksoverheid bij betrokken. Van ministeries die meedraaien in de pilot tot ondersteunende ICT partijen. Ieder heeft een eigen rol in het proces en dat wordt beschreven in de procesorganisatie. Wie is er verantwoordelijk voor wat? Wie is ondersteunend? Dit soort vragen worden beantwoord met de procesorganisatie.
Chatarchiveren procesbeschrijving
Het proces van het archiveren van berichten bestaat uit meerdere stappen. Tussen het versturen van een chatbericht totdat het duurzaam is bewaard zitten meerdere momenten die allemaal nauwkeurig zijn beschreven in het document Chatarchiveren procesbeschrijving. Hierin staat ook beschreven welke partij bij welke stap betrokken is. Zo is voor iedereen duidelijk voor welke stap ze verantwoordelijk zijn.
Omdat er veel partijen betrokken zijn bij het archiveren van chatberichten is er een document opgesteld dat de onderlinge werkafspraken beschrijft. Ook al is een partij verantwoordelijk voor een bepaalde stap, dan zijn er ook andere partijen bij betrokken. Om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen is beschreven hoe ze met elkaar om moeten gaan.
Hulp nodig?
Heb je vragen of opmerkingen over chatberichtenarchivering of instrumenten en diensten op deze pagina? Neem contact met ons op.