Woo-witboek: ambtenaren en journalisten willen vaak hetzelfde
"Feitelijk zijn de Woo-ambtenaren de bondgenoten van de Woo-verzoekers. Ook zij hebben openbaarheid immers als doelstelling, maar moeten dat intern veelal bevechten." Met deze woorden in het voorwoord van het Woo-witboek zet Folkert Jensma de toon. Het witboek laat zien hoe ambtenaren en journalisten door samenwerking Woo-verzoeken sneller en prettiger kunnen afhandelen, zodat openbaarheid geen strijd meer is, maar een gedeelde missie.
Van strijd naar constructieve samenwerking
Open State Foundation en de Vereniging van Onderzoeksjournalisten (VVOJ) lanceerden in januari het Woo-witboek. Hierin delen ervaren journalisten elf praktische tips voor het effectiever afhandelen van Woo-verzoeken. Deze 'best practices' komen voort uit de dagelijkse praktijk en zijn bedoeld om zowel ambtenaren als verzoekers te helpen.
Lees het Woo-witboek.
Elf praktische tips voor betere samenwerking
Het witboek bevat elf concrete aanbevelingen:
- Een Woo-verzoek is vaak niet nodig - Door meer informatie actief openbaar te maken, vooral bij gevoelige en actuele dossiers, kan de noodzaak voor formele verzoeken worden verminderd.
- Professionaliseer de afhandeling - Geef Woo-professionals de ruimte en het vertrouwen om beslissingen te nemen. Dit versnelt het proces aanzienlijk.
- Even bellen voor verduidelijking - In plaats van weken correspondentie kan één telefoontje vaak al duidelijk maken wat een verzoeker precies nodig heeft.
- Zorg dat een Woo-functionaris makkelijk kan zoeken - De 'Groningse aanpak', waarbij informatiespecialisten met zoektechnieken de juiste documenten vinden, bespaart beleidsambtenaren veel tijd.
- Betrek de verzoeker bij het selecteren van documenten - De verzoeker weet vaak het beste welke documenten relevant zijn en welke niet.
- Voer een concretiseringsgesprek - Door samen het verzoek te bespreken, kan het vaak worden geprioriteerd of gespecificeerd.
- Geef journalisten vertrouwelijke voorinzage - Na het tekenen van een geheimhoudingsverklaring kunnen verzoekers vooraf aangeven welke documenten echt nodig zijn, wat de werklast met 80-90% kan verminderen.
- Spreek een concrete einddatum af - Duidelijkheid over wanneer informatie beschikbaar komt, voorkomt frustratie en creëert wederzijds begrip.
- Verkort de termijn voor zienswijzen - Door belanghebbenden slechts gerichte informatie te sturen en strakke deadlines te hanteren, wordt het proces versneld.
- Zet minder vinkjes - De vele goedkeuringen in 'de lijn' vertragen het proces. Meer vertrouwen in Woo-functionarissen kan veel tijd besparen.
- Maak vrijgegeven documenten vindbaar en toegankelijk - Vrijgegeven informatie moet volgens de FAIR-principes (vindbaar, toegankelijk, uitwisselbaar en herbruikbaar) worden gepubliceerd.
Praktijkvoorbeelden tonen resultaat
In het witboek staan diverse praktijkvoorbeelden die aantonen dat een andere werkwijze loont. Een innovatieve aanpak komt van de provincie Groningen. Zij ontwikkelden een methode waarbij verzoekers actief worden betrokken bij het zoeken naar relevante documenten. Met behulp van speciale zoeksoftware kunnen journalisten en ambtenaren samen bepalen welke informatie wel en niet relevant is. Dit leidde bij sommige verzoeken tot 80-90% minder te beoordelen documenten.
Een ander voorbeeld toont hoe het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit na bemiddeling door het ACOI (Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding) in één middag de hele parafenlijn kon doorlopen.
“Feitelijk zijn de Woo-ambtenaren de bondgenoten van de Woo-verzoekers. Ook zij hebben openbaarheid immers als doelstelling, maar moeten dat intern veelal bevechten. Als dáár een goede samenwerking kan ontstaan is er al veel gewonnen. En als de overheid intern die grens kan slechten, tussen de Woo-ambtenaar en ‘de rest’, en de Wet open overheid in de hele organisatie als vaste waarde weet te integreren, dan kan er veel verbeteren. Want er is óók nog een lange weg te gaan.” - Folkert Jensma in het voorwoord van het Woo-Witboek
Gezamenlijk belang
Het witboek laat zien dat ambtenaren en journalisten vaak hetzelfde willen: relevante overheidsinformatie op een efficiënte manier toegankelijk maken voor het publiek. Door samen te werken aan betere procedures kan de werklast voor ambtenaren worden verminderd, terwijl de maatschappij beter wordt geïnformeerd. Zo wordt openbaarheid geen strijd, maar een gedeelde missie.
| Tip! Voorafgaand aan de Open Donderdag-netwerkborrel van donderdag 17 april 2025 ben je van 15:00 tot 17:00 uur welkom in het Nationaal Archief. Je hoort dan meer over het Woo Witboek. Tijdens een presentatie zullen Bas van Beek (Follow the Money) en Serv Wiemers (Open State Foundation) het witboek toelichten en enkele van de tips verder uitlichten. |