Openbaarheid in praktijk: lessen uit succesvolle Woo-bemiddelingen
"Blijf in gesprek, ook als het vastloopt" – dit bleek de sleutel tot succes toen een NRC-journalist vastliep in zijn Woo-verzoek over IC-capaciteit tijdens de coronacrisis. De bemiddeling door het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) bracht beweging in een schijnbaar uitzichtloze situatie. Dit is één van de succesvolle bemiddelingsverhalen die laten zien hoe transparantie in de praktijk werkt.
Met de invoering van de Woo werd ook het ACOI opgericht. Dit adviescollege bevordert de uitvoering van de Woo door gevraagd en ongevraagd advies te geven over beleid en wetgeving rond openbaarheid en overheidsinformatie. Een andere belangrijke taak is bemiddeling bij Woo-verzoeken. Journalisten, onderzoekers en maatschappelijke organisaties kunnen naar het adviescollege stappen als ze klachten hebben over de afhandeling van een Woo-verzoek.
Sinds de oprichting ontving het ACOI-tientallen verzoeken tot bemiddeling. Tot en met 2024 zijn 33 bemiddelingen succesvol afgerond. In zes gevallen was een advies nodig, omdat partijen geen overeenstemming bereikte. De bemiddelaars organiseren en begeleiden gesprekken, bewaken de voortgang en helpen partijen naar een gezamenlijk resultaat. Daarbij staat het uitgangspunt 'openbaar, tenzij' centraal. De bemiddeling voorkomt dat partijen verzanden in juridische procedures en richt zich op realistische, open communicatie en praktische oplossingen.
Nieuwe Samenwerkwijzer in ontwikkeling
Het ACOI werkt momenteel aan een Samenwerkwijzer die naar verwachting in juni 2025 wordt opgeleverd. Deze praktische gids zal beschrijven hoe effectieve samenwerking tussen Woo-behandelaars en Woo-verzoekers eruit kan zien.
Het klinkt wellicht als een open deur, maar toch is goed contact met de verzoeker nog lang niet vanzelfsprekend, schrijft het ACOI op haar website. Te vaak is een Woo-verzoek de start van een intern gericht en gejuridiseerd proces. Goede praktijkvoorbeelden laten zien dat het allemaal soepeler verloopt als het de overheid lukt om er een mensgericht dienstverleningsproces van te maken.
Leerpunten uit de praktijk
Communiceer snel en open en houd doorlopend contact
Een NRC-journalist kreeg langdurig geen besluit van het ministerie van VWS over een Woo-verzoek rond de IC-capaciteit tijdens de coronapandemie. Eindtermijnen werden niet gehaald en rechterlijke uitspraken werden niet nagekomen. Door bemiddeling werden concrete afspraken gemaakt en verstrekte het ministerie uiteindelijk de gevraagde documenten.
“Voor een goede behandeling van een Woo-verzoek is snel, open en doorlopend contact tussen het bestuursorgaan en de verzoeker van groot belang”, benadrukt het ACOI in haar eindbrief. “Ook is het belangrijk dat beide partijen elkaar kunnen vertrouwen; doen wat ze zeggen, en zeggen wat ze doen.”
Meer informatie over deze bemiddeling: Eindbrief bemiddeling journalist NRC en VWS
Houd je aan redelijke termijnen bij uitvraag van zienswijze
Een journalist vond dat de omgevingsdienst Rivierenland de beslistermijn voor een Woo-verzoek onredelijk had verlengd vanwege het uitvragen van zienswijzen. Tijdens bemiddeling ontstond wederzijds begrip: de journalist begreep de zorgvuldigheid die de dienst wilde betrachten, terwijl de omgevingsdienst inzag dat kortere reactietermijnen noodzakelijk zijn.
Ook bij gevoelige Woo-verzoeken is het cruciaal om redelijke termijnen te hanteren en verzoekers tijdig te informeren over gemaakte keuzes, concludeerde het ACOI in dit traject.
Meer informatie over deze bemiddeling: Eindbrief bemiddeling journalist Omroep Gelderland en Omgevingsdienst Rivierenland
Maak duidelijke afspraken over beslistermijn
Het ministerie van Buitenlandse Zaken overschreed de beslistermijn bij een Woo-verzoek, waardoor een journalist van Investico zijn onderzoek moeilijk kon plannen. Door bemiddeling gaf het ministerie alsnog een duidelijke datum voor het besluit. De datum werd op een paar dagen niet gehaald, toch gaf het de journalist houvast voor de planning.
Vooral bij grote verzoeken is het belangrijk dat overheden tijdig in overleg treden met journalisten om duidelijke afspraken te maken over beslistermijnen en fasering. Zo kunnen onderzoekers hun werk effectiever plannen en neemt het vertrouwen in het proces toe.
Meer informatie over deze bemiddeling: Eindbrief bemiddeling journalist Investico en ministerie van Buitenlandse Zaken
Betrek de verzoeker bij het hele proces
Een onderzoeksjournalist had problemen met het ministerie van Klimaat en Groene Groei, omdat beslistermijnen niet werden gehaald en verstrekte documenten onduidelijk waren georganiseerd. Bemiddeling leidde tot afhandeling van het verzoek, maar ook tot concrete verbeteringen in de werkwijze.
“Het is allereerst van belang om beslistermijnen, zeker als deze in overleg met de verzoeker verruimd zijn, te halen. Als dat toch niet lukt, neem dan contact op met de verzoeker en leg uit waarom besluitvorming langer op zich laat wachten, ook als hier een inschattingsfoutje aan ten grondslag ligt”, schrijft het ACOI. “Kijk samen naar de mogelijkheden hoe de informatie te verschaffen, bijvoorbeeld door te werken met deelbesluiten of door alvast een inventarislijst te delen. Zorg er tot slot voor dat een inventarislijst voor de verzoeker te begrijpen is en stel, als dit door de verzoeker gewenst is, de gebruikte software zo in dat deze bij de beoordeling losse documenten genereert en niet één PDF met alle documenten.”
Meer informatie over deze bemiddeling: Eindbrief bemiddeling journalist en ministerie van Klimaat en Groene Groei
Gezamelijke inspanning
De reis naar volledige openbaarheid is een gezamenlijke inspanning. Met de lessen uit de bemiddelingspraktijk en praktische hulpmiddelen zoals de aankomende Samenwerkwijzer kunnen overheden en verzoekers samen bouwen aan een transparantere en effectievere informatievoorziening.
Bekijk ook de rapportage Woo-bemiddeling door het ACOI dat de minister van Binnenlandse Zaken op 17 maart samen met de voortgangsbrief over de Wet open overheid naar de Tweede Kamer heeft gestuurd.