IMI-onderzoek: Actieve openbaarmaking essentieel voor betere informatievoorziening

Voor het onderzoek hield het IMI ongeveer zeventig interviews met journalisten en ambtenaren die betrokken zijn bij de afhandeling van Woo-verzoeken. Ook analyseerde het instituut Woo-verzoeken uit 2023 op inhoudelijke thema’s en  literatuuronderzoek.

Download het onderzoek op de website van het Instituut Maatschappelijke innovatie.

Persoonlijke en maatschappelijke informatiebehoefte

Uit het onderzoek blijkt dat burgers vooral geïnteresseerd zijn in informatie met een persoonlijk belang, bijvoorbeeld informatie over belastingen, toeslagen, schoolvakanties, Verklaring omtrent Gedrag en studiebeurzen. Naar schatting komt 35 procent van alle Woo-verzoeken op rijksniveau van burgers. In grote gemeenten ligt dit percentage rond de 60 procent.  

Journalisten en maatschappelijke organisaties richten zich vooral op grote maatschappelijke thema’s zoals stikstof, klimaat, migratie en veiligheid. Op gemeentelijk niveau gaan Woo-verzoeken vooral over ruimtelijke ontwikkeling, bouwplannen en asielopvang. Verzoeken van journalisten en maatschappelijke organisaties zijn goed voor ongeveer 20 procent van het totaal op nationaal niveau en hebben vaak als doel om beleid te reconstrueren en actuele ontwikkelingen te duiden.

Kansen voor actieve openbaarmaking

Actieve openbaarheid heeft volgens het onderzoek de potentie om beter in de maatschappelijke informatiebehoefte te voorzien, maar staat volgens IMI nog in de kinderschoenen. Op dit moment zijn de inspanningen van veel overheden er vooral op gericht om te voldoen aan het openbaar maken van de verplichte categorieën van art. 3.3 van de Woo. De maatschappelijke informatiebehoefte zoals deze tot uitdrukking komt in de Woo-verzoeken van journalisten richt zich vaak op het kunnen reconstrueren van beleid. Met de inspanningsverplichting tot actieve openbaarmaking uit de Woo (artikel 3.1) kan hier beter op worden ingespeeld. Vanuit het programma Open Overheid wordt er momenteel gewerkt aan de ontwikkeling van beleid voor een nadere invulling van deze inspanningsverplichting . Hierbij is het uitgangspunt dat er wordt aangesloten bij de informatiebehoeften van de samenleving, zodat duidelijker wordt wat er van de overheid verwacht kan worden. Voor overheidsorganisaties moet het beleid helderheid gaan bieden over wat er onder de inspanningsverplichting verstaan wordt en hoe zij ermee aan de slag kunnen.

Aanbevelingen uit het IMI-onderzoek  

Uit het onderzoek komen de volgende aanbevelingen:

1. Topdossiers openbaar maken

Ieder ministerie en iedere gemeente zou jaarlijks minimaal één ‘topdossier’ actief openbaar moeten maken waarvoor veel maatschappelijke belangstelling is. Het erfpachtdossier van de gemeente Amsterdam is een goed voorbeeld. De dossiers moeten periodiek geactualiseerd worden en jaarlijks komt er een nieuw dossier bij.

2. Regelmatig overleg met belanghebbenden

Door regelmatig te spreken met journalisten, burgers en maatschappelijke organisaties, kunnen overheden beter inspelen op actuele informatievragen.

3. Koppeling met burgerparticipatie

Laat ieder ministerie jaarlijks een thema kiezen waarbij ingezet wordt op burgerparticipatie. Op gemeentelijk niveau wordt burgerparticipatie vaker toegepast, maar het kabinet heeft de ambitie om ook op nationaal niveau meer gebruik te maken van burgerparticipatie. Daarbij hoort dan de actieve openbaarmaking van de relevante feiten, cijfers en achtergronden en het inzicht geven in de verschillende beleidsopties, voorstellen en argumentatielijnen.

4. Documenten presenteren via een tijdslijn 

Journalisten waarderen de ontsluiting van overheidsinformatie via een tijdslijn met de belangrijkste documenten. Zo wordt informatie inzichtelijker en beter doorzoekbaar.

5. AI-tools inzetten

Bij een Woo-verzoek kunnen AI-tools een rol spelen in het verzamelen en selecteren van informatie. Gebruikers kunnen AI-chatbots vragen stellen over specifieke onderwerpen, zoals subsidies of overheidsbeleid. Via AI kunnen ook ingewikkelde beleidsdocumenten of datasets worden samengevat in begrijpelijke taal. Daarbij moet er gebruik gemaakt worden van verantwoord getrainde AI die verwijst naar de echte bronnen.

Afspraken tussen informatieverzoeker en overheid 

In het onderzoek zijn ook de mogelijkheden van afspraken tussen overheid en informatieverzoeker verkend. Bij complexe en veelomvattende Woo-verzoeken ligt het volgens IMI voor de hand om als overheid in gesprek te gaan met de verzoeker om samen te bekijken hoe zo goed mogelijk in iemands informatiebehoefte kan worden voorzien. 

1. Concretiseringsgesprek. Voer binnen veertien dagen een concretiseringsgesprek met als primaire doel om in kaart te brengen naar welke documenten de verzoeker op zoek is. 

2. Goede voorbereiding. Zorg voor een goede voorbereiding van het gesprek. Denk aan een ‘menukaart’ voor het gesprek tussen overheid en verzoeker waarop verschillende opties staan, zoals werken met deelbesluiten, inventarislijst en vertrouwelijke voorinzage. 
3. Houding. De bereidheid om een Woo-verzoek af te bakenen hangt ook af van de houding van de betrokken ambtenaar. “Je voelt snel genoeg of alles erop gericht is om zo snel mogelijk van het verzoek af te zijn. Als iemand echt meedenkt dan wek je vertrouwen en ben je bereid om af te zien van een aantal gevraagde documenten.” (journalist)
4. Snel leveren van aantal basisdocumenten. Zorg daarbij dat een aantal relevante en relatief gemakkelijk leverbare documenten (nota’s, verslagen) binnen de wettelijke termijn van 28 dagen wordt geleverd (art. 4.2a Woo) 
5. Einddatum. Spreek een einddatum af en maak daarbij afspraken over deelbesluiten en publicatietermijn. 
6. Ontsluiting. Bij een Woo-verzoek worden de documenten nog te vaak in een samengestelde pdf ter beschikking gesteld. Vaak is er wel een inventarislijst, maar ontbreekt een inhoudsopgave. Woo-verzoeken dienen machine-leesbaar en volgens de FAIR-principes toegankelijk te worden gemaakt.