Niet verplichte informatie nu ook vindbaar te maken via de Woo-index
Via de Woo-index zijn overheidsdocumenten vindbaar die vallen onder 17 informatiecategorieën die overheidsorganisaties verplicht actief openbaar moeten maken. Artikel 3.3 van de Wet open overheid schrijft dit voor. Daarnaast kunnen bestuursorganen uit eigen beweging documenten actief openbaar maken. Ook deze informatie is vanaf nu vindbaar te maken via de Woo-index. Hiermee krijgen ook de documenten die actief openbaar gemaakt zijn op grond van de inspanningsverplichting een plek in de Woo-index.
Beleidsdossiers of vergaderstukken van de Raad van Bestuur zijn voorbeelden van stukken die organisaties wel actief openbaar kunnen maken, maar die niet onder een verplichte categorie vallen. Deze kunnen vanaf nu geplaatst worden onder “andere documenten”. Voor overheidsorganisaties is de volgende werkwijze ontwikkeld om te bepalen waar een document gezet moet worden.
- Lijkt het document op een van de 17 verplichte categorieën, maar valt het net niet binnen de definitie? Maak het dan via de Woo-index vindbaar onder de informatiecategorie waar het document op lijkt. Bijvoorbeeld een overeenkomst die aan veel, maar niet alle kenmerken van een convenant voldoet. Of een jaarverslag van een directie of project (onder de Woo is alleen openbaarmaking van jaarverslagen op organisatieniveau verplicht).
- Heeft het document geen duidelijke relatie met een van de 17 informatiecategorieën? Maak het dan via de Woo-index vindbaar onder de categorie ‘Andere documenten’.
- Zorg ook bij de documenten die op grond van de inspanningsverplichting openbaar gemaakt worden, voor machineleesbaarheid, digitale toegankelijkheid en vindbaarheid via de zoekfunctie. Zoals dat ook gebeurt bij documenten die vallen onder de verplichte actieve openbaarmaking.