Verbeter de samenwerking tussen Woo-verzoeker en Woo-behandelaar
Stel informatiebehoefte centraal, bepaal samen hoe die het beste kan worden vervuld, en ‘lever’ vervolgens ook. Dat adviseert het ACOI naar aanleiding van de invoeringstoets Wet open overheid. Overheidsorganisaties moeten beter samenwerken met Woo-verzoekers waarbij een openbare leidraad wordt gevold. Zo weten beide partijen wat ze van elkaar mogen verwachten, zegt het ACOI in hun advies ‘Wat kan ik voor u doen?’.
Aanleiding voor het advies is de invoeringstoets Wet open overheid. De staatssecretaris van Koninkrijksrelaties en Digitalisering heeft het Adviescollege voor Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) gevraagd om te reageren op de aanbevelingen van deze invoeringstoets en daarbij ook zelf voorstellen te doen om “passieve openbaarmaking te verbeteren voor zowel gebruikers als uitvoerders van de wet.”
Het ACOI doet de volgende aanbevelingen:
1. Werk samen met Woo-verzoekers om hun informatiebehoefte te vervullen
Doe dat zeker direct aan het begin, zodat snel duidelijk is naar welke informatie iemand op zoek is. Houd ook daarna het contact warm en maak zo nodig extra afspraken in volgende fases van het proces.
2. Geef Woo-behandelaars mandaat en middelen om te kunnen leveren
Dit betekent dat openbaarheidsfuncties een stevige positie moeten hebben binnen de organisatie, dat zij zonder politiek gemotiveerde bemoeienis over openbaarmaking kunnen besluiten, en dat er hulp is van en budget voor informatiespecialisten en -technologie.
3. Ondersteun de samenwerking met een (model)leidraad
De leidraad moet helder uiteenzetten welke fases de afhandeling van een verzoek kent, en hoe de overheidsorganisatie de verzoeker op de hoogte houdt en betrekt bij eventuele keuzes tijdens het proces. Door de leidraad te publiceren op de website van de overheidsorganisatie, weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Het Adviescollege wil graag een modelleidraad ontwikkelen die overheidsorganisaties kunnen overnemen en aanpassen aan hun specifieke situatie.
4. De staatssecretaris van Koninkrijkrelaties en Digitalisering moet ervoor zorgen dat deze werkwijze landelijk wordt ingevoerd
Daartoe moet een verplichting om een openbare leidraad te hanteren, opgenomen worden in een algemene maatregel van bestuur op grond van artikel 8.7 Woo. Ook moet de staatssecretaris van Koninkrijkrelaties en Digitalisering zorgen voor betekenisvolle landelijke cijfers over openbaarmaking op verzoek, en voor kennisdeling tussen de verschillende overheidsorganisaties.