Highlights inspiratiemiddag ‘Open zijn: dit kunnen wij!’

Vliegtuig bouwen in de lucht

Waarnemend directeur Open Overheid Jacqueline Rutjens trapte de middag af met een verrassende gespreksstarter: waar ben je goed in? Uit onderzoek blijkt dat veel mensen en organisaties het niet makkelijk vinden om deze vraag te beantwoorden. Voor BZK is het een belangrijke vraag als het gaat om onze doelstellingen die we hebben als open en transparante overheid.

Volgens Jacqueline gaat al veel goed. Sinds de komst van de Wet open overheid (Woo) wordt meer informatie actief openbaar gemaakt. Daarnaast zijn we binnen de Rijksoverheid ons meer bewust van hoe belangrijk het is om informatie goed op te slaan.

Maar ze vindt ook dat nog veel te winnen is op het gebied van de gemiddelde afhandeltermijn van een Woo-verzoek (nu 111 dagen) en de informatiehuishouding. Het gebruik van verschillende informatiesystemen en opslaglocaties maakt de vindbaarheid van informatie lastiger. Uiteindelijk moeten we blijven werken aan goede informatiehuishouding. Alsof we een vliegtuig in de lucht aan het bouwen zijn, aldus Jacqueline; we vliegen al en moeten tegelijkertijd bouwen.

Jacqueline besloot haar keynote speech met een aantal praktische tips die iedereen binnen BZK meteen in praktijk kan brengen:

• Gebruik de naamgevingsconventie voor documenten.
• Gebruik geen namen in memo's, verslagen, etc. Noem alleen functies/ rollen en neem namen op in bijlage.
• Verstuur geen bestanden via e-mail maar deel ze via links naar het DMS.
• Begin gewoon!

Op simpele manieren beter

Na de keynote speech volgde iedereen tijdens twee rondes verschillende workshops. Bij ‘Oh help, een journalist!’ vertelde Follow the Money journalist Bas van Beek over zijn ervaringen met de afhandeling van Woo-verzoeken in samenwerking met BZK-collega’s. Waarom is die samenwerking zo belangrijk? En wat kunnen we leren uit de goede voorbeelden? Bas kwam met een aantal tips over hoe de afhandeling van verzoeken op verschillende manieren beter kan.

Bas stelt dat de afhandeling vaak begint bij vertrouwen. Vertrouwen creëer je door bijvoorbeeld journalisten in contact te brengen met inhoudelijk betrokken medewerkers, journalisten te betrekken bij het proces en vanuit BZK open te zijn over welke informatie er ligt. ‘Dat klinkt misschien eng, maar het maakt het proces beter en sneller. Burgers, journalisten, enzovoorts hebben bovendien recht op de informatie’, aldus Bas.

Relevante informatie vinden

Robert Nat (dataspecialist bij provincie Groningen) en Kees Keulemans (Adviseur Regeringscommissaris Informatiehuishouding) vertelden tijdens hun workshop over de ‘Groningse aanpak’ bij Woo-verzoeken. Zij gaan in hun aanpak uit van een informatie-gedreven afhandelingsproces . Hierbij staat de verzoeker centraal. Zo doet Robert samen met de verzoeker een data-gedreven zoekslag naar relevante documenten.

Robert en Kees illustreerden deze aanpak met voorbeelden, zoals het journalistieke project Shell Papers en de parlementaire enquête Groningen. Robert benadrukte tijdens de workshop het belang van vertrouwen van zowel collega’s als verzoekers in deze aanpak. Door data-gedreven te werken, geef je verzoekers meer inzicht in het zoekproces en de bijbehorende resultaten. Een ‘kijkje in de keuken’ zogezegd.  Daarnaast is Robert minder afhankelijk van de betrokkenen van het dossier doordat hij direct toegang heeft tot relevante informatiebronnen. Hij is tijdens dit proces transparant naar zowel verzoeker als collega’s en zijn keuzes in het proces zijn navolgbaar. Dat geeft weer vertrouwen.

Oefenen met de Woo

In plaats van af te wachten welke uitdagingen je mogelijk tegenkomt tijdens de afhandeling van een Woo-verzoek kun je ook alvast oefenen met een simulatie. Collega’s Sophie van Seters en Bert Struijk van de directie Financieel Economische Zaken vertelden tijdens hun workshop over hun ervaringen met een oefen-Woo-verzoek. Hoe ziet zo’n simulatie eruit? Wat levert het op om op zo’n manier te oefenen? En wat kun je nog meer doen om je voor te bereiden op een Woo-verzoek?

Ook uit deze oefening blijkt: door in gesprek te gaan met een verzoeker wordt de angel uit het proces gehaald. De verzoeker krijgt meer vertrouwen in de afhandeling en is sneller tevreden met de informatie. Wel blijft afhandeling binnen de termijnen een uitdaging. Een projectleider die het verzoek actief begeleidt en een goede dossierstructuur helpen hierbij.

Spanning en sensatie rondom dossiers

Het gaat bij een open en transparant BZK om meer dan alleen afhandelen van Woo-verzoeken. Het gaat ook om het actief openbaar maken van documenten. Daar komen verschillende dilemma’s bij kijken. Zeker als het gaat over onderwerpen waar grote maatschappelijke en politieke interesse voor is. In de workshop ‘Omgaan met de maatschappelijke interesse in het Dossier Stikstof’ vertelde adviseur informatiebeleid Ramon Louw (ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit) over hoe hij de hectiek rondom het spannende dossier stikstof beleefde.

Een belangrijk leerpunt is dat meer openbaar gemaakt kan worden dan in eerste instantie wordt gedacht. Wel zijn openbaar gemaakte stukken soms erg technisch en daardoor moeilijk te lezen voor de buitenwereld. Dit kan dan weer meer werk opleveren voor betrokken ambtenaren. Goed overleg met verzoekers en het maken van maatwerkdossiers is dan belangrijk.

Werkomgeving van de toekomst

Samen met FIN, SZW en VWS werkt BZK in het programma Beter Samenwerken aan een moderne oplossing voor digitaal samenwerken, procesondersteuning en informatiehuishouding. De workshopdeelnemers kregen tijdens de workshop Werkomgeving van de toekomst vragen over de knelpunten in de huidige technische ondersteuning die een nieuwe nog te bouwen digitale werkomgeving moet oplossen. Deelnemers gaven aan dat voor hen niet altijd duidelijk is welke informatie waar moet worden opgeslagen. Zij werken met een groot aantal verschillende systemen die niet aan elkaar gekoppeld zijn. Hierdoor is digitaal samenwerken en zoeken naar informatie lastig.

Blijven leren en ontwikkelen

Collega’s van het Leerhuis Informatiehuishouding namen de workshopdeelnemers op een interactieve manier mee in hun beschikbare aanbod. Het Leerhuis is dé plek voor informatieprofessionals en Rijksmedewerkers om aan de slag te gaan met informatiehuishouding.

Een van de deelnemers vertelt dat ze niet dagelijks bezig is met informatiehuishouding, maar wel meer wilt weten over hoe het met de informatiehuishouding staat bij de Rijksoverheid. Bij de workshop van het Leerhuis verrast de kaartensessie over actieve openbaarmaking haar vooral. Je kunt tijdens de kaartensessie bespreken of de burger bijvoorbeeld wordt geholpen met het openbaar maken van beslisnota’s. ‘Het is een leuke manier om samen te onderzoeken hoeveel invloed informatiehuishouding heeft op onze dagelijkse praktijk’, vertelt ze.

Vragen en dilemma’s

Na de workshops was er een levendig panelgesprek over de vragen en dilemma’s die komen kijken bij actieve openbaarmaking, archiveren en Woo-verzoeken. Deelnemers aan het gesprek waren Mark de Boer (plaatsvervangend secretaris-generaal BZK en voorzitter stuurgroep BZK Transparant), Iris de Graaff (beleidsmedewerker DGVB – directie Wonen), Bert Struijk, Robert Nat en Bas van Beek. Het gesprek werd geleid door Lotte Langley (adviseur Bedrijfsvoering) en Sybren van Dam (manager).

Zou je iets veranderen aan je werkwijze als alles openbaar is? Is de Woo goed genoeg voor een open en transparante overheid? Hier ontstond een mooie discussie over het creëren van een veilige omgeving waar vertrouwen is voor de burger én voor de ambtenaar die het al druk heeft.

Er werden prikkelende vragen gesteld. Wat bijvoorbeeld te denken van het feit dat het maken van Woo-verzoeken ook een verdienmodel kan zijn (het maken van verzoeken in de hoop dat termijnen worden overschreden)? Gaat dit niet te ver, worden collega's daardoor opgezadeld met onnodig werk? En hoe het beste om te gaan met politieke druk?