Vier informatieprofessionals over de Woo
Od magazine maakte een speciale editie over 1 jaar Wet open overheid (Woo). Daarin komen vier informatiespecialisten aan het woord over de Woo. Hieronder lees je de korte interviews met een Informatieadviseur, Adviseur Openbaarheid, Woo-coördinator en Juridisch adviseur Woo. Waar staan we een jaar na invoering van de wet?
Beniewd naar het volledige Od magazine over de Woo? Bekijk de editie over 1 jaar Woo.
Loes Derks, Informatieadviseur bij Doc-Direkt
Loes Derks leidt de inzet van het Woo- & Enquêteteam, een onderzoeksteam van Doc-Direkt bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het team kijkt naar hoe departementen omgaan met de Woo en adviseert hoe ze hun processen kunnen verbeteren. Ieder departement heeft een eigen stijl en kent dus verschillende uitdagingen, maar een aantal gemene delers kan Derks wel noemen. ‘Vaak worden deadlines niet gehaald om te reageren op Woo-verzoeken. Dat komt mede doordat vragen en verzoeken niet altijd duidelijk zijn. Ook hebben de systemen en processen verbetering nodig,’ somt ze op.
Dit eerste jaar na invoeren stond in het teken van knelpunten signaleren en die waar mogelijk verhelpen, legt Derks uit. ‘We maken verbeteringen, maar het is te vroeg om te zeggen of de Woo “geslaagd” is. Dit jaar ging het vooral om inventariseren waar de departementen staan en dan stapje voor stapje het beter doen.’ Zodra we weer een jaar verder zijn, hoopt Derks dat Woo-verzoeken sneller worden beantwoord en dat departementen meer informatie eenvoudig openbaar maken. Ze lacht: ‘En dat onze adviezen niet in de la belanden. Maar daar ben ik niet bang voor. Tot nu toe zijn de adviezen opgepakt en is er veel resultaat geboekt. Een goed begin, maar we zijn er nog niet.’
Robert Runia, Adviseur Openbaarheid bij het ministerie van LNV
Stikstof, waterkwaliteit, ruimtelijke ordening: reken maar dat het ministerie van LNV veel Woo-verzoeken binnenkrijgt. En dat betekent aanpoten, vertelt Robert Runia. ‘Vraagt iemand bijvoorbeeld alle documenten over het mestbeleid van de afgelopen twintig jaar, dan moet je gaan zoeken in allerlei hoekjes en onderdelen van het ministerie. Je ziet dan een mooi stukje geschiedenis, ook organisatorisch, maar een flinke klus is het zeker.’
‘We hebben lange tijd gedacht dat zodra alles digitaal en geautomatiseerd zou zijn, het zichzelf wel zou redden,’ vervolgt Runia. ‘Dat blijkt niet zo te zijn. Met dat in het achterhoofd moeten we de komende jaren hard werken aan onze informatiehuishouding, zodat Woo-verzoeken gemakkelijker gaan en informatie sneller beschikbaar is.’ Ten opzichte van de Wob is in de Woo vooral het aspect van actieve openbaarmaking een duidelijke vooruitgang. ‘Als iemand bijvoorbeeld de resultaten van 10 jaar subsidieregelingen wil zien, hoeft diegene daar niet langer een verzoek voor in te dienen. Dat is informatie die we standaard openbaar gaan maken.’ Voorheen was het nog weleens zo dat een enkele medewerker wist hoe iets terug te zoeken in de bergen informatie, maar de laatste jaren is de instelling van ambtenaren echt veranderd, ziet Runia. ‘De actualiteit heeft gezorgd voor bewustwording. Het is niet altijd leuk om oude documenten bij elkaar te zoeken, maar iedereen is wel doordrongen van het belang ervan.’
Jacomijn Kuiper, Woo-coördinator bij het ministerie van Defensie
In gesprek met het programma Open Overheid zegt Jacomijn Kuiper dat het goed is dat openbaarmaking moet, maar dat de schoen wringt bij de uitvoerbaarheid. Kuiper begon in 2014 als Wob-functionaris en is inmiddels Woo-coördinator bij het ministerie van Defensie. Het is niet zo dat er sinds de invoering van de Woo meer verzoeken om informatie binnenkomen bij Kuiper en haar collega’s, maar de verzoeken zijn wel breder geworden. Verzoeken betreffen vaker dan voorheen alle documenten over een bepaald onderwerp. Bovendien zijn verzoeken complexer geworden: veel mensen nemen niet langer genoegen met een enkel rapport, maar willen alle afstemming, e-mails en appjes. Dat vergt een hoop extra werk.
Toch lukt het Kuiper meestal om op tijd te voldoen aan Woo-verzoeken. Dat krijgt ze voor elkaar met persoonlijk contact, draagkracht en af en toe een grote mond. Ze durft met een verzoeker in onderhandeling te gaan en heeft het vertrouwen van collega’s dat ze goed met informatie omgaat. Iedereen die bij Defensie begint, krijgt een introductie waarin Open op Orde en de Woo worden uitgelegd, dat je zelf verantwoordelijk bent voor je archief en dat stukken dus openbaar kunnen worden. Vroeger wist niemand wat de Wob was, nu weet iedereen wat het is en wie Kuiper en haar collega’s zijn. Winst dus.
Lees ook het volledige interview met Jacomijn Kuiper.
Andrea Kolf-Zeidner-Farkas, Juridisch adviseur Woo bij het ministerie van Financiën
Andrea Kolf-Zeidner-Farkas kan wel zeggen dat ze de spin in het web is als het aankomt op Woo-verzoeken bij het ministerie van Financiën. Ze bekijkt de aanvraag, bespreekt die met beleidsmedewerkers, schrijft nota’s, besluiten en onderhoudt contact met indieners van een Woo-verzoek. Als jurist leerde ze dat het recht altijd een kwestie van interpretatie is, wat ook geldt voor de Woo. ‘Wij doen ons best om zo transparant mogelijk te zijn, maar bepaalde informatie is vertrouwelijk. Daar vallen persoonsgegevens onder, vertrouwelijke informatie met een bedrijf, of bijvoorbeeld links naar het intranet van de overheid. Wat precies vertrouwelijk is, kan zo’n kwestie van interpretatie zijn. Wanneer iemand het oneens is met een besluit, kan diegene altijd nog bezwaar aantekenen en in beroep gaan.’
Een jaar Woo leidt voor Kolf-Zeidner-Farkas tot een conclusie die tot nadenken stemt: ‘Door de Woo is het vertrouwen van de burger in de overheid afgenomen. De wet creëert een verwachting die wij niet altijd kunnen inlossen: de afhandeltermijn. Zes weken is vaak helaas gewoon niet realistisch. Dat leidt voor beide partijen tot een onfraaie situatie: de burger vindt dat wij ons niet aan de wet houden en wij kunnen de verwachting niet waarmaken.’ Kijken we een jaar vooruit, dan hoopt Kolf-Zeidner-Farkas in ieder geval dat de wettelijke termijn is aangepast. ‘Mijn wens is dat dan de processen helder zijn en het interne zoekproces nog efficiënter. Dat zijn uitdagingen die we hopelijk zo snel mogelijk oplossen.’