Een kijkje in de keuken: Vliegende Woo- en Enquêteteams van Doc-Direkt
De Vliegende Woo- en Enquêteteams (VWE-teams) van Doc-Direkt hebben een druk jaar achter de rug. We blikken terug en vertellen je wat de teams precies doen.
Sinds afgelopen jaar heeft Doc-Direkt een onderzoeksteam dat ingezet wordt binnen departementen en rijksorganisaties. De teams zijn opgericht na een oproep vanuit het programma Open Overheid met als doel advies te geven om de uitvoering van bijvoorbeeld de Wet open overheid (Woo) te verbeteren. Inmiddels zijn de teams al een tijd onder weg en hebben ze hun dienst geprofessionaliseerd. Zo is de doorlooptijd van het onderzoek vastgesteld op minimaal 8 weken. De teams hebben een eigen onderzoeks-/ kwaliteitsadviseur en een dienstcoördinator die de afspraken bewaakt en de communicatielijnen zo kort mogelijk houdt.
De professionalisering en doorvoering van verbeterpunten zijn tot stand gekomen door onder andere de feedback van opdrachtgevers. Iedere opdracht wordt kritisch bekeken en geëvalueerd, om zo eventuele verbeteringen in de dienstverlening door te kunnen voeren. Vaak hebben de teamleden meerdere opdrachten tegelijk, wat de praktijkervaring en professionalisering van de dienst ten goede komt. De teams bestaan uit young professionals die gecoördineerd worden door de dienstcoördinator. De dienst-coördinator kan vervolgens altijd terugvallen op een senior adviseur die ook producteigenaar is.
VWE-team doet onderzoek
De adviseurs doen onderzoek naar de interne processen en knelpunten rond zaken als actieve en passieve openbaarmaking, hotspot archivering en Parlementaire Enquêtes. Het team adviseert over procesoptimalisatie om zo de beantwoording van verantwoordingsvraagstukken te verbeteren en te versnellen.
Hiervoor observeert en bestudeert het VWE-team de processen en de wijze waarop medewerkers hun werk doen. Ook wordt gekeken naar de specifieke eisen en behoeften. Een belangrijke factor die hierin meegewogen wordt, is de mate van belasting voor de medewerkers of een team dat met actieve of passieve openbaarmaking aan de slag gaat.
Actieve en passieve openbaarmaking als proces
Het Programma Open Op Orde heeft als doel de overheid transparanter te maken en aan de wettelijke eisen van openbaarheid te kunnen voldoen. Omdat de informatiehuishouding van het Rijk niet goed op orde is, worden wettelijke termijnen voor bijvoorbeeld een Woo-verzoek niet gehaald. Processen rondom verantwoordingsvragen lijken hierin een groot struikelblok te zijn. Het VWE-team helpt bij het verkrijgen van inzicht in de processen en biedt advies hoe dit structureel verbeterd kan worden.
Bij actieve openbaarmaking inventariseert het team het hele proces van een openbaar te maken dossier en geeft advies over welke informatie wanneer openbaar kunnen worden. Actieve openbaarmaking kan namelijk al op verschillende momenten tijdens het proces. Het team onderzoek daarom iedere stap van de vorming van een dossier. Wanneer het hele proces in kaart is gebracht, gaat het team de informatie categoriseren/ groeperen. De categorieën zijn: Direct actief openbaar, Toekomst actief openbaar of Niet actief openbaar. Bij deze werkwijze voorkom je, dat je niet op document niveau gaat bepalen wat openbaar wordt. Hierbij houden ze rekening met wat burgers belangrijk vinden. De informatie over hetgeen burgers belangrijk vinden worden o.a. verkregen uit mediascans die uitgevoerd zijn.
Bij passieve openbaarmaking (Woo-verzoeken) verloopt het onderzoek iets anders. Aan de hand van observaties en interviews met medewerkers onderzoekt het team hoe een departement of organisatie te werk gaat. Daarnaast vindt er ook deskresearch plaats over de betreffende proces, instructies of mogelijk andere zaken die relevant zijn. Wanneer het hele proces in beeld is, checkt het team of de interpretaties en verkregen informatie juist is. Na deze validatie worden connecties gelegd en kan er advies gegeven worden over de optimalisatie van het hele proces rond passieve openbaarmaking/ Woo-verzoeken.
Een paar voorbeelden:
- VWE-Teams hebben afgelopen jaar BZK geholpen bij vijf achtereenvolgende opdrachten voor actieve openbaarmaking.
- Een team ondersteunt het RIVM bij de voorbereidingen van de Parlementaire Enquête Corona (PECO).
- VWE-specialisten ondersteunen SZW bij de procesoptimalisatie Woo-verzoeken.
- Bij EZK en LNV helpen ze bij de procesoptimalisatie rond Woo-verzoeken.
Dit zijn een aantal projecten die de zijn opgepakt door de VWE-teams. De teams staan in de startblokken om nieuwe projecten aan te nemen.
VWE-team is onderdeel van dienstverlening Verantwoordingsprocessen
De Vliegende Woo- en Enquête teams zijn onderdeel van de brede dienstverlening die Doc-Direkt aanbiedt rond allerlei verantwoordingsprocessen. Dit team heeft als doel om mogelijkst snel en effectief onderzoek te doen naar informatieprocessen rond actieve en passieve openbaarmaking. Vaak wordt er gedacht dat de VWE-teams actief meewerken of ondersteuning bieden bij Woo-verzoeken. Dat is dus niet het geval. Capaciteit en ondersteuning wordt wel geboden door de andere teams die onder deze dienstverlening vallen. Zo zijn er teams die gespecialiseerd zijn in het bieden van capaciteit en ondersteuning bij Parlementaire Enquêtes, Hotspots en Woo-verzoeken. Zij hebben zoekspecialisten die complexe zoekopdrachten kunnen uitvoeren of opleidingen kunnen geven.
Meer weten over de VWE-teams of over de dienstverlening Verantwoordingsprocessen? Neem contact op met Doc-Direktrelatiebeheer@minbzk.nl