Onderzoek: Veel winst te behalen in de omgang met overheidsinformatie binnen de ambtenarij
Van onduidelijk over wat er nu wel en niet opgeslagen dient te worden tot het niet automatisch opslaan van informatie: actieve openbaarmaking en goede digitale informatiehuishouding zijn alom bekend binnen het rijk, maar aan de uitvoering schort veel.
Voor een betrouwbare en transparante overheid zijn actieve openbaarmaking en goede digitale informatiehuishouding cruciaal. Die werkwijzen staan of vallen met procedures en systemen, maar net zo goed met het gedrag van Rijksambtenaren.
En juist op dat terrein is veel winst te behalen, blijkt uit nieuw onderzoek uitgevoerd door Market Response in opdracht van het programma Open Overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding, onderdeel van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Het onderzoek bestond uit een kwalitatief en een kwantitatief gedeelte. Bij het kwalitatief onderzoek lag het zwaartepunt bij het onderwerp actieve openbaarmaking. Hiervoor zijn twaalf medewerkers en acht leidinggevenden geïnterviewd over hun kennis, houding en gedrag rondom actieve openbaarmaking. Bij het kwantitatief onderzoek hebben meer dan achthonderd ambtenaren een vragenlijst ingevuld die met name ging over de eigen kennis, houding en gedrag rondom Informatiehuishouding.
De belangrijkste conclusies? Het belang van actieve openbaarmaking wordt onderschreven en heeft momentum, maar er is ook verwarring over. Bijvoorbeeld over of alles wat ambtenaren goed en correct opslaan ook direct openbaar wordt gemaakt, of dat het misschien beter zou zijn om aan het einde van een traject een definitief document op te slaan in de tekstverwerker, zonder dat allerlei conceptversies te zien zijn. Een andere kwestie draait om de omgang met niet gekozen richtingen in bijvoorbeeld beleidsstukken: moeten die door de actieve openbaarmaking ook onderbouwd worden? Hierover leeft ook de angst dat media selectief zullen rapporteren uit dergelijke stukken.
Een andere opvallende conclusie is dat managers op het vlak van actieve openbaarmaking niet verder zijn in hun kennis dan medewerkers. Wel zijn er andere verschillen: managers hebben een rationele benadering tot het onderwerp, medewerkers hebben soms te maken met een emotionele benadering en onzekerheid. Overigens sprak vier van de tien managers nog nooit met hun team over het thema, en ongeveer de helft vindt dat ze niet voldoende weten van de regels en richtlijnen om hun team goed te kunnen aansturen. Bij ruim een derde van de managers leeft weerstand tegen actieve openbaarmaking – zij vinden niet dat het leidt tot een transparantere overheid.
Vergeleken met actieve openbaarmaking praten ambtenaren met minder enthousiasme over het thema digitale informatiehuishouding, al wordt ook het belang van dit thema onderkend. Voor veel medewerkers is het nog geen automatisme om informatie direct op te slaan, waaronder bijvoorbeeld ook informatie in e-mails van derden. Dat komt in sommige gevallen doordat er geen recente regels voor het opslaan van informatie zijn afgesproken en er door managers vrijwel nooit op wordt gecontroleerd. Overigens denkt de meerderheid van de managers zelf dat ze het goede voordbeeld geven op het vlak van digitale informatiehuishouding.