Data-gedreven aanpak van Woo-verzoeken
Met de hand op zoek naar relevante informatie voor een binnengekomen Woo-verzoek? Wat Robert Nat betreft is dat verleden tijd. "Door Woo-verzoeken data-gedreven te behandelen, ben je minder tijd kwijt en zet je alle betrokkenen bij het proces in hun kracht." Met innovatieve (zoek)technieken gaat hij aan de slag en staat de informatievraag van de verzoeker centraal.
Onbeheerde digitale informatie is voor dataspecialist Robert Nat totaal geen probleem. Het maakt voor hem niet uit of ambtenaren alles gesorteerd in mapjes bewaren en van juiste titels voorzien. Door het zoeken op trefwoorden wordt hetzelfde werk in enkele seconden gedaan. Sinds 2019 houdt Robert zich als dataspecialist uitsluitend bezig met Woo-verzoeken bij provincie Groningen. In plaats van de betrokken medewerker op een zoektocht te sturen naar specifieke documenten vraagt hij om locaties van mogelijk relevante documenten.
Verzoektermijnen en uitgestelde openbaarmaking
Als je het aan Robert vraagt, is de Wet open overheid (Woo) een belangrijke wet. Het geeft de burger (bijna) hetzelfde recht op informatie als leden van de Tweede kamer, Staten of gemeenteraden. Uit interesse en ook ter controle van de overheid. "Maar die openheid en transparantie wordt gekenmerkt door een juridische wereld", zegt hij. "Termen zoals verzoektermijnen en uitgestelde openbaarmaking zijn ingewikkeld voor mensen die niet jurist zijn en daarom is het ook moeilijk om een specifieke vraag te stellen bij het indienen van een Woo-verzoek."
Op zoek naar informatie
Voor Robert is de samenwerking in het proces belangrijk. "Het uitgangspunt moet namelijk zijn dat je iemand wil helpen aan informatie", vertelt hij. "Daar is de Woo voor. En als je begrijpt waarom iemand op zoek is naar gegevens wordt het werk ook een stuk leuker." Hij doelt daarmee op de negativiteit die vaak rond Woo-verzoeken heerst. Niet alleen voor de ambtenaar die veel tijd kwijt is aan het opsporen van data, maar ook voor de indiener van het Woo-verzoek die lang moet wachten op een antwoord.
Samen zoektermen vaststellen
Vanaf dat moment stelt Robert, samen met de indiener van het Woo-verzoek, de zoektermen vast en beoordeelt hij vervolgens of het relevant is of niet. Met één druk op de knop kan hij ook persoonsgegevens in alle gevonden documenten lakken. En dat gebeurt allemaal digitaal. "Met de juiste trefwoorden en de juiste data vind je zo waar je naar op zoekt bent", zegt hij.
Op de hoogte in het proces
Als het goed is, is iedereen blij aan het einde van de rit. Bij een Woo-verzoek vanuit de Volkskrant werkte Robert intensief samen met een journalist om informatie boven water te halen. "Normaal gesproken wordt er bij een Woo-verzoek vaak gezegd: we bellen u als we klaar zijn", merkt hij op. "Maar dan heeft een indiener geen idee wat er speelt. Het mooie van data-gedreven werken is dat je iemand meeneemt in het proces en kunt aantonen hoe je zoekt en dat beoordelingen op documentniveau transparant en herleidbaar zijn."